Śmierć pracownika – jakie dokumenty musi przygotować pracodawca?

Śmierć pracownika oznacza nie tylko wygaśnięcie stosunku pracy, ale również konieczność uporządkowania dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Pracodawca musi zamknąć dokumentację pracownika, rozliczyć należności i przygotować dokumenty potrzebne osobom uprawnionym.

Jakie dokumenty trzeba przygotować po śmierci pracownika? Co dzieje się ze świadectwem pracy, aktami osobowymi i dokumentami potrzebnymi rodzinie do załatwienia spraw w ZUS?

Jakie dokumenty trzeba przygotować po śmierci pracownika?

Zakres dokumentów zależy od sytuacji zmarłego pracownika, ale w typowym przypadku pracodawca powinien uporządkować przede wszystkim:

• akta osobowe pracownika,
• świadectwo pracy,
• dokumentację dotyczącą wynagrodzenia i innych należności,
• dokumenty dotyczące niewykorzystanego urlopu,
• dokumentację potrzebną do ustalenia praw osób uprawnionych,
• dokumenty związane z ubezpieczeniem społecznym,
• dokumenty podatkowe,
• dokumentację dotyczącą odprawy pośmiertnej, jeżeli przysługuje,
• dokumentację dotyczącą wypadku przy pracy lub choroby zawodowej – jeżeli śmierć pozostawała z nimi w związku.

Nie wszystkie dokumenty są przekazywane rodzinie automatycznie. Część pozostaje w dokumentacji pracowniczej, a osoby uprawnione mogą wystąpić o ich kopie.

1. Świadectwo pracy zmarłego pracownika

Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy. Pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego.

To ważne, ponieważ świadectwo pracy nie jest po prostu dokumentem, który pracodawca wysyła rodzinie bez żadnego wniosku.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, a w razie ich braku – spadkobiercy pracownika, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Wniosek może zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej.

Co znajduje się w świadectwie pracy?

Świadectwo zawiera informacje dotyczące m.in.:

• okresu zatrudnienia,
• wymiaru czasu pracy,
• rodzaju wykonywanej pracy,
• zajmowanego stanowiska,
• podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy.

Dokument może być potrzebny rodzinie m.in. przy załatwianiu spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym.

2. Akta osobowe zmarłego pracownika

Akta osobowe nie są niszczone z chwilą śmierci pracownika.

Pracodawca nadal przechowuje dokumentację pracowniczą zgodnie z zasadami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej.

W przypadku śmierci pracownika określone osoby uprawnione mogą również wystąpić o wydanie kopii całości lub części dokumentacji.

PIP wskazuje, że do osób mogących uzyskać kopię dokumentacji w związku ze śmiercią pracownika należą m.in. małżonek, dzieci oraz rodzice – w zakresie określonym przepisami. Kopia dokumentacji powinna zostać wydana nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku.

Dlatego pracodawca powinien zadbać o kompletność akt i ich prawidłowe zabezpieczenie.

3. Dokumenty dotyczące wynagrodzenia

Kolejną grupą dokumentów są dokumenty dotyczące pieniędzy należnych zmarłemu pracownikowi.

Może chodzić m.in. o:

• wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca,
• premie,
• nagrody,
• dodatki,
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop,
• inne należności wynikające ze stosunku pracy.

Po śmierci pracownika prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej. Jeżeli takich osób nie ma, prawa te wchodzą do spadku.

Dlatego przed wypłatą pieniędzy pracodawca powinien ustalić, komu zgodnie z przepisami należy je przekazać.

4. Dokumenty dotyczące niewykorzystanego urlopu

Pracodawca powinien również ustalić stan urlopu wypoczynkowego zmarłego pracownika.

Ma to znaczenie przede wszystkim dlatego, że niewykorzystany urlop może wiązać się z prawem do ekwiwalentu pieniężnego.

Informacje dotyczące urlopu powinny zostać prawidłowo wykazane w dokumentacji pracowniczej i uwzględnione przy rozliczeniu należności po zmarłym.

To jeden z elementów, który warto sprawdzić razem z ostatnim wynagrodzeniem.

5. Dokumenty dotyczące odprawy pośmiertnej

Jeżeli rodzinie przysługuje odprawa pośmiertna, pracodawca powinien ustalić jej wysokość oraz osoby uprawnione do jej otrzymania.

Odprawa pośmiertna jest odrębnym świadczeniem od wynagrodzenia czy ekwiwalentu za urlop.

Jej wysokość zależy m.in. od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy.

Dlatego dokumentacja kadrowa powinna pozwalać na prawidłowe ustalenie okresu zatrudnienia i wysokości należnego świadczenia.

6. Dokumenty potrzebne do spraw w ZUS

Śmierć pracownika może oznaczać konieczność załatwienia przez rodzinę spraw związanych z rentą rodzinną.

Pracodawca powinien przekazać rodzinie informacje i dokumenty, które są niezbędne do przeprowadzenia postępowania przed ZUS.

Zakres dokumentów zależy od indywidualnej sytuacji zmarłego.

ZUS wskazuje, że w postępowaniu dotyczącym renty rodzinnej mogą być potrzebne m.in. dokumenty potwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe oraz dokumenty dotyczące wynagrodzenia zmarłego. W przypadku śmierci związanej z wypadkiem przy pracy znaczenie mają również dokumenty dotyczące wypadku.

Nie oznacza to jednak, że każda rodzina musi otrzymać dokładnie taki sam zestaw dokumentów. Wymagania zależą od rodzaju świadczenia i sytuacji osoby zmarłej.

7. Dokumentacja dotycząca wypadku przy pracy

Jeżeli śmierć pracownika nastąpiła w związku z wypadkiem przy pracy, dokumentacja wygląda inaczej niż w zwykłym przypadku.

W takiej sytuacji szczególne znaczenie mogą mieć:

• protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy,
• karta wypadku – jeżeli ma zastosowanie,
• dokumentacja dotycząca choroby zawodowej,
• dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia i ubezpieczenia.

ZUS wskazuje, że w postępowaniu o rentę rodzinną z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej mogą być wymagane m.in. dokumenty dotyczące okresów składkowych i nieskładkowych, wynagrodzenia oraz protokół powypadkowy lub karta wypadku.

8. Dokumenty podatkowe

Pracodawca powinien również prawidłowo rozliczyć należności wypłacone po śmierci pracownika oraz obowiązki płatnika podatku.

W tym przypadku ważne jest rozróżnienie między poszczególnymi świadczeniami. Nie każda wypłata po śmierci pracownika ma dokładnie taki sam charakter podatkowy.

Dlatego dokumenty podatkowe należy przygotować zgodnie z rodzajem wypłaconego świadczenia oraz obowiązującymi zasadami PIT.

9. Czy rodzinie trzeba wydać całą dokumentację pracownika?

Nie.

Rodzina nie otrzymuje automatycznie całych akt osobowych zmarłego pracownika.

Przepisy określają, kto może wystąpić o kopię dokumentacji pracowniczej. PIP wskazuje, że w przypadku śmierci pracownika uprawnione mogą być m.in. dzieci, małżonek i rodzice, zgodnie z przepisami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej.

Wniosek może dotyczyć całości dokumentacji albo tylko jej części.

To ważne również z punktu widzenia ochrony danych osobowych – pracodawca powinien udostępniać dokumentację osobom, które mają do tego podstawę prawną.

10. Co pracodawca powinien zrobić krok po kroku?

Najprościej można przyjąć następującą kolejność:

1. Ustalić datę śmierci pracownika.

2. Zamknąć dokumentację zatrudnienia.

3. Sporządzić świadectwo pracy i dołączyć je do akt osobowych.

4. Ustalić wszystkie należności pracownika.

5. Sprawdzić niewykorzystany urlop.

6. Ustalić osoby uprawnione do otrzymania należności.

7. Sprawdzić prawo do odprawy pośmiertnej.

8. Przygotować dokumenty potrzebne do spraw ZUS.

9. Wykonać wymagane rozliczenia podatkowe i ubezpieczeniowe.

10. Udostępnić dokumenty uprawnionym osobom, jeżeli złożą odpowiedni wniosek.

11. Zabezpieczyć pozostałą dokumentację zgodnie z zasadami jej przechowywania.

Czy pracodawca musi przekazać rodzinie dokumenty po śmierci pracownika?

Nie wszystkie dokumenty są przekazywane automatycznie.

Część dokumentacji pozostaje w aktach osobowych, natomiast osoby uprawnione mogą wystąpić o wydanie świadectwa pracy lub kopii określonych dokumentów.

Warto więc rozdzielić dwie kwestie: dokumenty, które pracodawca musi sporządzić, oraz dokumenty, które może lub powinien udostępnić osobom uprawnionym na ich wniosek.

A co z nekrologiem pracownika?

Dokumentacja kadrowa to jedno, ale po śmierci pracownika firma często musi również podjąć decyzję, czy chce poinformować o śmierci pracownika klientów, kontrahentów i opinię publiczną.

W praktyce może pojawić się potrzeba przygotowania:

• nekrologu pracownika,
• kondolencji od firmy,
• komunikatu dla klientów,
• informacji dla współpracowników,
• nekrologu w gazecie.

To już nie jest obowiązek wynikający z prawa pracy. Jest to decyzja firmy związana z relacjami z pracownikami, rodziną, klientami i lokalną społecznością.

Więcej na ten temat:

Nekrolog pracownika – kto powinien go zamówić?

oraz:

Czy firma powinna opublikować nekrolog po śmierci pracownika?

Dokumenty po śmierci pracownika – najważniejsze informacje

Po śmierci pracownika pracodawca powinien przede wszystkim prawidłowo zamknąć dokumentację zatrudnienia i rozliczyć wszystkie prawa majątkowe.

Najważniejsze dokumenty i obszary, które trzeba sprawdzić, to:

• świadectwo pracy,
• akta osobowe,
• wynagrodzenie i inne należności,
• niewykorzystany urlop,
• odprawa pośmiertna,
• dokumenty potrzebne rodzinie do spraw w ZUS,
• dokumentacja powypadkowa – jeżeli ma zastosowanie,
• rozliczenia podatkowe i ubezpieczeniowe.

Szczegółowe obowiązki pracodawcy opisaliśmy również w artykule:

Co po śmierci pracownika musi zrobić pracodawca?

Przeczytaj także

Co po śmierci pracownika? Obowiązki pracodawcy, ZUS, wynagrodzenie, podatki i nekrolog

Co po śmierci pracownika musi zrobić pracodawca?

Następny temat: Śmierć pracownika a niewypłacone wynagrodzenie – komu należy się pensja po zmarłym pracowniku?