Co po śmierci pracownika musi zrobić pracodawca?

Śmierć pracownika oznacza dla firmy nie tylko trudny moment dla współpracowników i przełożonych, ale również konieczność uporządkowania wielu spraw formalnych. Pracodawca musi rozliczyć stosunek pracy, ustalić należności przysługujące zmarłemu pracownikowi, przygotować odpowiednią dokumentację oraz sprawdzić, czy rodzinie przysługują określone świadczenia.

Co ważne, stosunek pracy wygasa z dniem śmierci pracownika. Nie trzeba więc składać wypowiedzenia ani podpisywać z rodziną żadnego porozumienia o rozwiązaniu umowy. Wynika to bezpośrednio z art. 63¹ Kodeksu pracy.

W tym artykule wyjaśniamy, co krok po kroku powinien zrobić pracodawca po śmierci pracownika.

Ten artykuł jest częścią większego poradnika: Co po śmierci pracownika? Obowiązki pracodawcy, ZUS, wynagrodzenie, podatki i nekrolog

1. Ustalić datę śmierci pracownika

Pierwszym krokiem jest potwierdzenie informacji o śmierci pracownika i ustalenie daty zgonu.

Data śmierci ma znaczenie formalne, ponieważ właśnie z tym dniem wygasa stosunek pracy. Pracodawca powinien więc posiadać dokument potwierdzający zgon i na tej podstawie prawidłowo zamknąć dokumentację zatrudnienia.

Nie jest to sytuacja, w której pracodawca musi wypowiadać umowę o pracę.

Umowa wygasa z mocy prawa w dniu śmierci pracownika.

2. Uporządkować dokumentację pracownika

Po ustaleniu daty śmierci pracodawca powinien uporządkować dokumentację pracowniczą.

Dotyczy to między innymi dokumentów związanych z zatrudnieniem, wynagrodzeniem, urlopem oraz ubezpieczeniami.

Szczególne znaczenie ma prawidłowe ustalenie, jakie należności przysługiwały pracownikowi do dnia śmierci oraz jakie dokumenty powinny zostać przygotowane dla osób uprawnionych.

W sprawach dotyczących dokumentacji warto również pamiętać, że ZUS wykorzystuje dokumenty potwierdzające między innymi okresy zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia przy ustalaniu niektórych świadczeń po osobie zmarłej.

3. Rozliczyć wynagrodzenie należne zmarłemu pracownikowi

Kolejnym krokiem jest ustalenie wszystkich należności ze stosunku pracy.

Może to być między innymi:

• wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca,
• niewypłacone wcześniej wynagrodzenie,
• premie lub inne należności, jeżeli pracownik nabył do nich prawo,
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop,
• inne prawa majątkowe wynikające ze stosunku pracy.

Nie można przyjąć, że wraz ze śmiercią pracownika należne mu wynagrodzenie przepada.

Kodeks pracy określa, komu przechodzą prawa majątkowe ze stosunku pracy. W pierwszej kolejności są to małżonek oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Jeżeli takich osób nie ma, prawa majątkowe wchodzą do spadku.

Szczegółowo opisujemy tę kwestię w artykule:

[Śmierć pracownika a niewypłacone wynagrodzenie]

4. Ustalić, komu należy wypłacić należności

To jeden z ważniejszych etapów całej procedury.

Pracodawca nie powinien po prostu przekazać pieniędzy pierwszej osobie z rodziny, która zgłosi się do firmy.

Trzeba ustalić, kto jest osobą uprawnioną do praw majątkowych po zmarłym pracowniku.

Art. 63¹ Kodeksu pracy przewiduje, że prawa majątkowe przechodzą w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. W przypadku braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.

W praktyce oznacza to, że dział kadr lub osoba odpowiedzialna za rozliczenie pracownika powinna przed wypłatą ustalić podstawę prawną i osoby uprawnione do otrzymania konkretnych należności.

5. Rozliczyć niewykorzystany urlop

Następnie należy ustalić, czy zmarłemu pracownikowi pozostał niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Jeżeli powstało prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop, trzeba uwzględnić go przy rozliczeniu praw majątkowych po zmarłym pracowniku.

Nie należy jednak traktować tego jako osobnego „roszczenia urlopowego” oderwanego od całej procedury. Ekwiwalent jest jednym z praw majątkowych związanych ze stosunkiem pracy.

Przeczytaj także:

[Śmierć pracownika a urlop – co dzieje się z niewykorzystanym urlopem?]

oraz

[Śmierć pracownika a ekwiwalent za niewykorzystany urlop]

6. Sprawdzić, czy rodzinie przysługuje odprawa pośmiertna

Śmierć pracownika może powodować również obowiązek wypłaty odprawy pośmiertnej.

Zgodnie z art. 93 Kodeksu pracy, w razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy rodzinie może przysługiwać odprawa pośmiertna.

Jej wysokość zależy od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy:

• 1 miesiąc wynagrodzenia – przy zatrudnieniu krótszym niż 10 lat,
• 3 miesiące wynagrodzenia – przy zatrudnieniu co najmniej 10 lat,
• 6 miesięcy wynagrodzenia – przy zatrudnieniu co najmniej 15 lat.

Przepisy określają również krąg osób uprawnionych oraz sposób podziału odprawy.

Dlatego pracodawca powinien sprawdzić, czy w konkretnej sytuacji występują osoby uprawnione do jej otrzymania.

Więcej informacji:
[Odprawa pośmiertna – komu przysługuje i ile wynosi?]

7. Wykonać obowiązki związane z ZUS

Śmierć pracownika oznacza również konieczność uporządkowania spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi.

Zakres czynności zależy od konkretnej sytuacji zmarłego pracownika i świadczeń, które były lub mogły być związane z jego ubezpieczeniem.

Dokumentacja dotycząca zatrudnienia i wynagrodzenia może mieć znaczenie również dla rodziny ubiegającej się o świadczenia po zmarłym.

ZUS wskazuje, że przy ubieganiu się o rentę rodzinną po osobie zmarłej mogą być potrzebne między innymi dokumenty potwierdzające okresy składkowe i nieskładkowe oraz dokumenty dotyczące wynagrodzenia zmarłego. W przypadku śmierci wskutek wypadku przy pracy znaczenie mają także dokumenty dotyczące tego wypadku.

Osobny artykuł:
[Śmierć pracownika a ZUS – jakie obowiązki ma pracodawca?]

8. Przygotować świadectwo pracy

Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy, ale nie oznacza zakończenia wszystkich obowiązków dokumentacyjnych pracodawcy.

Jednym z dokumentów związanych z zakończeniem zatrudnienia jest świadectwo pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego. Na wniosek osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, a w określonych przypadkach także spadkobiercy, dokument jest wydawany w terminie przewidzianym przepisami.

Dlatego dokumentacja pracownika powinna zostać zamknięta w sposób umożliwiający rodzinie uzyskanie potrzebnych dokumentów.

Szczegółowo:
[Śmierć pracownika – jakie dokumenty musi przygotować pracodawca?]

9. Uporządkować rozliczenia podatkowe

Po śmierci pracownika trzeba również prawidłowo rozliczyć należności pod względem podatkowym.

Nie wszystkie świadczenia wypłacane po śmierci pracownika mają jednakowy charakter podatkowy.

Inaczej mogą być traktowane należności ze stosunku pracy, a inaczej świadczenia przysługujące członkom rodziny.

Dlatego przed dokonaniem wypłaty dział księgowości lub kadr powinien ustalić:

• jaki rodzaj należności jest wypłacany,
• komu jest wypłacany,
• jakie zasady podatkowe mają zastosowanie,
• jakie informacje lub dokumenty należy przekazać.

Temu zagadnieniu poświęcimy osobny artykuł:

[Śmierć pracownika a PIT – jakie rozliczenia trzeba wykonać?]

10. Poinformować osoby, które powinny otrzymać dokumenty lub świadczenia

Pracodawca powinien zadbać o prawidłową komunikację z osobami uprawnionymi.

W zależności od sytuacji może chodzić o:

• przekazanie informacji dotyczących należności,
• ustalenie dokumentów potrzebnych do wypłaty,
• przekazanie świadectwa pracy,
• informacje dotyczące odprawy pośmiertnej,
• dokumenty potrzebne w postępowaniu przed ZUS.

Warto przy tym zachować szczególną ostrożność w zakresie danych osobowych. Informacje dotyczące wynagrodzenia, zatrudnienia czy dokumentacji pracowniczej nie powinny być przekazywane osobom nieuprawnionym.

11. Zdecydować, czy firma opublikuje nekrolog

Obowiązki pracodawcy wynikające z prawa pracy to jedno. Nekrolog lub kondolencje od firmy to zupełnie odrębna kwestia.

Firma może jednak zdecydować się na publikację nekrologu pracownika jako formę poinformowania o jego śmierci oraz wyrażenia żalu.

Nekrolog może zostać podpisany na przykład:

• przez zarząd,
• przez kierownictwo firmy,
• przez współpracowników,
• przez cały zespół,
• przez firmę jako całość.

Ważne jest, aby treść była adekwatna do relacji firmy ze zmarłym i sytuacji jego rodziny.

Jeżeli firma zdecyduje się na publikację, warto wcześniej ustalić:

• kto zamawia nekrolog,
• kto akceptuje treść,
• gdzie ma zostać opublikowany,
• kto ponosi koszt,
• czy publikacja ma obejmować gazetę, internet czy oba kanały.

Zobacz także:

[Nekrolog pracownika – kto powinien go zamówić?]

[Nekrolog od firmy – jak napisać treść nekrologu pracownika?]

[Nekrolog pracownika w gazecie – czy firma może zapłacić?]

12. Rozważyć publikację kondolencji

Nekrolog nie jest jedyną formą upamiętnienia pracownika.

Firma może również opublikować kondolencje skierowane do rodziny zmarłego.

W zależności od sytuacji mogą to być kondolencje:

• od zarządu,
• od pracowników,
• od współpracowników,
• od całego zespołu,
• od firmy.

Warto zadbać, aby tekst nie był przesadnie formalny ani zbyt osobisty. Powinien przede wszystkim wyrażać szacunek wobec zmarłego i współczucie dla jego bliskich.

Więcej przykładów:
[Kondolencje od firmy po śmierci pracownika – jak je napisać?]

Śmierć pracownika – lista obowiązków pracodawcy

W praktyce można przyjąć następującą kolejność:

1. Potwierdzić informację o śmierci i ustalić datę zgonu.

2. Zamknąć stosunek pracy, który wygasa z dniem śmierci pracownika.

3. Uporządkować dokumentację pracowniczą.

4. Ustalić wszystkie należności zmarłego pracownika.

5. Ustalić osoby uprawnione do praw majątkowych.

6. Rozliczyć niewykorzystany urlop i ewentualny ekwiwalent.

7. Sprawdzić prawo rodziny do odprawy pośmiertnej.

8. Wykonać wymagane czynności związane z ZUS.

9. Przygotować i przekazać wymagane dokumenty.

10. Prawidłowo rozliczyć należności pod względem podatkowym.

11. Zdecydować, czy firma chce opublikować nekrolog lub kondolencje.

Czy pracodawca musi opublikować nekrolog pracownika?

Nie.

Publikacja nekrologu nie jest standardowym obowiązkiem pracodawcy wynikającym z przepisów prawa pracy.

Może być jednak naturalnym gestem firmy wobec zmarłego pracownika, jego rodziny oraz współpracowników.

Decyzja może zależeć między innymi od stanowiska pracownika, jego stażu, relacji ze współpracownikami oraz przyjętych w firmie zwyczajów.

Jeżeli firma zdecyduje się na publikację, warto potraktować ją jako osobną decyzję organizacyjną, niezależną od obowiązków kadrowych.

Co po śmierci pracownika – najważniejsze

Śmierć pracownika powoduje automatyczne wygaśnięcie stosunku pracy, ale nie kończy wszystkich obowiązków pracodawcy.

Firma musi przede wszystkim rozliczyć zatrudnienie, ustalić należne świadczenia i osoby uprawnione, uporządkować dokumentację oraz wykonać wymagane czynności wobec ZUS i organów podatkowych.

Dopiero obok tych obowiązków pojawiają się kwestie związane z działalnością firmy jako pracodawcy i społecznością pracowników – między innymi decyzja o publikacji nekrologu lub kondolencji.

Jeżeli chcesz przejść przez cały temat krok po kroku, zobacz główny poradnik:

Co po śmierci pracownika? Obowiązki pracodawcy, ZUS, wynagrodzenie, podatki i nekrolog

Przeczytaj także

• [Śmierć pracownika – jakie dokumenty musi przygotować pracodawca?]
• [Śmierć pracownika a niewypłacone wynagrodzenie]
• [Śmierć pracownika a urlop – co dzieje się z niewykorzystanym urlopem?]
• [Śmierć pracownika a ZUS – jakie obowiązki ma pracodawca?]
• [Odprawa pośmiertna – komu przysługuje i ile wynosi?]
• [Nekrolog pracownika – kto powinien go zamówić?]
• [Nekrolog od firmy – jak napisać treść nekrologu pracownika?]
• [Kondolencje od firmy po śmierci pracownika – jak je napisać?]