09.09.2026

KW-WPIS – jak wypełnić wniosek o wpis w księdze wieczystej krok po kroku?

Masz już dokument potwierdzający spadek, wiesz, kto jest właścicielem mieszkania lub domu, ale teraz patrzysz na formularz KW-WPIS i zastanawiasz się:

Co właściwie mam tutaj wpisać?

Numer księgi wieczystej jeszcze można znaleźć. Ale później pojawia się sąd, treść żądania, wnioskodawca, uczestnicy, PESEL, dokumenty...

Spokojnie.

W tym poradniku przechodzimy przez formularz KW-WPIS krok po kroku, dokładnie w takiej kolejności, w jakiej widzisz go na papierze.

Pokażemy również przykład osoby, która po śmierci małżonka chce uporządkować wpis w księdze wieczystej.

Najpierw jedna ważna rzecz

KW-WPIS nie jest wnioskiem o przeprowadzenie sprawy spadkowej.

Jeżeli mąż albo żona zmarli, najpierw trzeba mieć dokument potwierdzający nabycie spadku – np. prawomocne postanowienie sądu albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia.

Dopiero później można na tej podstawie uporządkować wpis w księdze wieczystej.

Jeżeli chcesz przejść przez całą procedurę od początku, zobacz:

Spadek po mężu lub żonie – co zrobić krok po kroku? SD-Z2, 6 miesięcy i urząd skarbowy

oraz:

Księga wieczysta po śmierci małżonka – co zrobić? Wpis spadkobiercy krok po kroku

W tym artykule skupiamy się już wyłącznie na formularzu KW-WPIS.

Gdzie pobrać formularz KW-WPIS?

Aktualny formularz jest udostępniany przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

Na stronie Ministerstwa znajduje się formularz:

„KW-WPIS – Wniosek o wpis w księdze wieczystej”.

Ministerstwo wskazuje, że obecny wzór obowiązuje od 14 lipca 2023 r.

Sprawdź aktualny formularz KW-WPIS na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości

Zanim zaczniesz – przygotuj dokumenty

Zanim usiądziesz do formularza, przygotuj:

numer księgi wieczystej,
dokument potwierdzający nabycie spadku,
dokument dotyczący ewentualnego działu spadku,
dokument dotyczący przekazania udziału – jeżeli taki był,
swoje dane,
dane osób, które mają zostać wpisane do księgi,
informacje o wysokości udziałów.

To ważne.

Nie wypełniaj KW-WPIS „z pamięci”.

Jeżeli masz dokument, w którym zapisano, że dana osoba odziedziczyła np. 1/6 udziału, właśnie z tego dokumentu powinieneś wziąć tę informację.

Strona 1 – zaczynamy

Aktualny formularz KW-WPIS ma cztery strony.

Na pierwszej stronie znajdują się informacje dotyczące sądu, numeru księgi wieczystej oraz treści żądania.

Pole 1. Sąd Rejonowy

Tutaj wpisujesz nazwę sądu, który prowadzi księgę wieczystą.

Przykładowo:

Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Krzyków

Nie wpisujesz tutaj sądu właściwego dla swojego miejsca zamieszkania.

Liczy się sąd właściwy dla nieruchomości.

Jeżeli mieszkasz w Warszawie, ale mieszkanie znajduje się we Wrocławiu, szukasz właściwego sądu dla nieruchomości we Wrocławiu.

Pole 2. Wydział Ksiąg Wieczystych

Tutaj wpisujesz właściwy wydział sądu.

Przykładowo:

V Wydział Ksiąg Wieczystych

Numer wydziału trzeba sprawdzić dla konkretnej księgi.

Jeżeli masz już dokumenty dotyczące nieruchomości, często znajdziesz na nich nazwę właściwego wydziału.

Pole 3. Numer księgi wieczystej

To jedna z najważniejszych rubryk.

Wpisujesz tutaj numer księgi wieczystej, której dotyczy wniosek.

Numer może wyglądać np.:

WR1K/00123456/7

Nie pomyl numeru księgi z numerem działki, numerem aktu notarialnego czy numerem sprawy spadkowej.

Wpisujesz numer KW.

Jeżeli nie znasz numeru księgi, trzeba go najpierw ustalić.

Pole 4. Treść żądania

I tutaj zaczyna się najważniejsza część formularza.

Formularz zawiera różne rodzaje żądań. Trzeba zaznaczyć właściwe.

Ministerstwo wyraźnie wskazuje, że należy zaznaczyć odpowiednie pola i określić, czy chodzi o nowy wpis, zmianę czy wykreślenie wpisu.

W naszym przypadku najczęściej interesuje nas:

wpis właściciela lub współwłaściciela.

Co wpisać przy wpisie właściciela?

Tutaj trzeba podać m.in.:

rodzaj prawa,
imię i nazwisko,
imię ojca,
imię matki,
PESEL,
wielkość udziału.

Tak właśnie opisuje to instrukcja formularza KW-WPIS.

Przykład:

własność – Jan Kowalski, syn Piotra i Marii, PESEL ..., udział 1/2

Oczywiście wpisujesz rzeczywiste dane wynikające z dokumentów.

Uwaga na udziały

To jeden z najczęstszych problemów.

Nie wpisuj:

„właściciel – żona”

jeżeli z dokumentów wynika, że żona ma np. 5/6, a dziecko 1/6.

W księdze wieczystej trzeba prawidłowo wskazać właścicieli i ich udziały.

Jeżeli masz problem z wyliczeniem udziału po śmierci małżonka, zobacz nasz poradnik:

SD-Z2 – jak obliczyć wartość spadku? Trudne przypadki, udziały i przykłady

Tam pokazujemy krok po kroku, jak liczyć udział w mieszkaniu, domu, samochodzie czy innych składnikach majątku.

Czy każdego współwłaściciela wpisuje się osobno?

Tak – co do zasady każdego współwłaściciela wskazuje się w osobnej rubryce.

Jest jednak wyjątek dotyczący małżonków, którym dane prawo przysługuje na zasadzie wspólności ustawowej lub umownej – ich dane wpisuje się w jednej rubryce.

Dla typowej sprawy spadkowej po śmierci jednego z małżonków ważniejsze jest jednak ustalenie dokładnych udziałów wynikających z dokumentów.

Strona 2 – dalsza część żądania

Na drugiej stronie formularza znajdują się kolejne pola dotyczące treści żądania.

W zależności od sprawy mogą dotyczyć:

wpisu właściciela,
współwłaściciela,
użytkowania wieczystego,
innych praw,
ograniczeń,
roszczeń,
hipoteki.

Jeżeli Twoja sprawa dotyczy tylko uporządkowania własności po spadku, nie zaznaczaj dodatkowych żądań tylko dlatego, że znajdują się na formularzu.

Wypełniasz to, czego rzeczywiście dotyczy Twój wniosek.

A co z hipoteką?

To ważne.

Jeżeli mieszkanie ma kredyt hipoteczny, śmierć właściciela nie oznacza automatycznego wykreślenia hipoteki.

Hipoteka jest odrębnym wpisem.

Jeżeli Twoim celem jest tylko wpisanie spadkobiercy jako właściciela, nie oznacza to, że trzeba jednocześnie usuwać hipotekę.

Nie wykreślaj hipoteki tylko dlatego, że zmienił się właściciel.

Strona 3 – dane wnioskodawcy i uczestników

Teraz dochodzimy do części:

WNIOSKODAWCY/UCZESTNICY POSTĘPOWANIA

Tutaj formularz robi się bardziej szczegółowy.

W pierwszym bloku mamy pola 9–32.

Pole 9. PESEL

Wpisujesz swój numer PESEL.

Jeżeli formularz wypełnia osoba fizyczna, jest to zwykle podstawowa informacja identyfikacyjna.

Pola 10–11 – REGON i KRS

Jeżeli jesteś osobą prywatną, te pola zazwyczaj Cię nie dotyczą.

Dotyczą podmiotów, które mają takie numery.

Nie wpisujesz tam numeru PESEL drugi raz.

Pole 12. Nazwisko

Tutaj wpisujesz swoje nazwisko.

Jeżeli nazwisko jest dwuczłonowe, formularz przewiduje również osobne pole na drugi człon nazwiska.

Pole 14. Pierwsze imię

Wpisujesz pierwsze imię.

Pole 15. Drugie imię

Jeżeli masz drugie imię, wpisujesz je w tym polu.

Jeżeli go nie masz, postępujesz zgodnie z instrukcją formularza dotyczącą niewypełnionych pól.

Pola 16 i 17 – imię ojca i imię matki

To może być dla wielu osób zaskoczenie.

Formularz wymaga podania:

imienia ojca

oraz

imienia matki.

Nie jest to pomyłka.

Te dane znajdują się w oficjalnym formularzu KW-WPIS.

Pola 18–24 – adres

Tutaj podajesz:

kraj,
miejscowość,
ulicę,
numer budynku,
numer lokalu,
kod pocztowy,
pocztę.

Wpisujesz swój aktualny adres zgodnie z formularzem.

Pole 25 – pełnomocnik lub przedstawiciel

Formularz pyta:

Czy wnioskodawca/uczestnik postępowania ma pełnomocnika/przedstawiciela ustawowego?

Zaznaczasz:

TAK

albo

NIE.

Jeżeli sam załatwiasz sprawę i nikogo nie ustanawiasz pełnomocnikiem, będzie to NIE.

Pola 26–32 – adres do doręczeń

Tutaj trzeba uważać.

Adres do doręczeń podajesz wtedy, gdy jest inny niż miejsce zamieszkania lub siedziby.

Jeżeli korespondencja ma przychodzić na ten sam adres, nie wpisujesz drugiego, przypadkowego adresu. Instrukcja formularza wskazuje wprost, że adres do doręczeń podaje się tylko wtedy, gdy jest inny.

Drugi i trzeci wnioskodawca lub uczestnik

Formularz zawiera miejsce dla kolejnych osób.

Drugi blok obejmuje pola 33–56, a trzeci 57–80.

To może być przydatne właśnie w sprawach spadkowych.

Przykład

Mąż zmarł.

Spadek po nim odziedziczyli:

żona,
córka,
syn.

Jeżeli wniosek obejmuje kilka osób, dane kolejnych osób trzeba prawidłowo wskazać w formularzu.

Jeżeli osób jest więcej i brakuje miejsca, formularz przewiduje załącznik:

KW-WU – Wnioskodawca/uczestnik postępowania.

Nie próbuj wciskać kilku osób w jedną rubrykę.

Co jeżeli nie mieści się więcej osób?

Wtedy korzystasz z dodatkowego formularza KW-WU.

Oficjalna instrukcja KW-WPIS przewiduje jego użycie wtedy, gdy trzy bloki przeznaczone na dane wnioskodawców i uczestników nie wystarczają.

To szczególnie ważne przy większej liczbie spadkobierców.

A jeżeli działa za mnie pełnomocnik?

Jeżeli w sprawie występuje pełnomocnik lub przedstawiciel ustawowy, formularz przewiduje dodatkowy dokument:

KW-PP – Pełnomocnik/przedstawiciel ustawowy.

Jeżeli występuje pełnomocnik, do wniosku trzeba również dołączyć pełnomocnictwo.

Strona 4 – wykaz dokumentów

To ostatnia duża część formularza.

Tutaj trzeba wskazać dokumenty, które dołączasz do wniosku.

Formularz przewiduje pola 84–88 na dane identyfikujące dokumenty.

Co wpisać w wykazie dokumentów?

Nie wystarczy napisać:

„postanowienie sądu”

Lepiej podać dane pozwalające zidentyfikować dokument.

Czyli np.:

Postanowienie Sądu Rejonowego ... z dnia ..., sygn. akt ..., prawomocne od dnia ...

Jeżeli podstawą wpisu jest akt poświadczenia dziedziczenia, wskazujesz jego dane.

Jeżeli masz dodatkowy dokument dotyczący przekazania udziału, również trzeba go odpowiednio wskazać.

A co z dokumentem, który już znajduje się w aktach księgi?

Instrukcja formularza przewiduje również taką sytuację.

Jeżeli dokument potrzebny do rozpoznania wniosku znajduje się już przy innym wniosku, należy podać dane pozwalające go zidentyfikować, a także numer tego wniosku lub numer księgi, do której dokument został dołączony.

Czyli nie zawsze trzeba zakładać, że każdy dokument musi być zupełnie nowym załącznikiem – ale trzeba prawidłowo wskazać, gdzie znajduje się dokument.

Pole 81 – KW-WU

Jeżeli dołączasz formularz KW-WU, zaznaczasz go w wykazie dokumentów i podajesz liczbę załączników.

Pole 82 – KW-PP

Jeżeli korzystasz z pełnomocnika lub przedstawiciela i dołączasz KW-PP, wskazujesz ten formularz.

Pole 83 – KW-ZAD

To bardzo ważna rubryka, ale nie każdy musi jej używać.

Formularz KW-WPIS wskazuje, że formularz KW-ZAD należy dołączyć m.in. wtedy, gdy żądanie dotyczy wpisu, zmiany lub wykreślenia więcej niż dwóch współwłaścicieli albo określonych praw, roszczeń, ograniczeń lub hipotek.

Jeżeli masz prostą sprawę z jedną lub dwiema osobami, dodatkowy KW-ZAD może nie być potrzebny.

Pola 84–88 – pozostałe dokumenty

Tutaj wpisujesz dokumenty, które dołączasz do wniosku.

Przy sprawie spadkowej może to być np.:

prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku,
zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
dokument dotyczący działu spadku,
dokument dotyczący przeniesienia udziału,
inne dokumenty stanowiące podstawę wpisu.

Najważniejsze jest to, aby dokument rzeczywiście był podstawą żądanego wpisu.

Ostatnia rubryka – podpis

Na końcu formularza znajduje się miejsce na:

nazwę lub imię i nazwisko,
datę,
podpis.

I tutaj nie kombinujemy.

Wniosek trzeba podpisać.

Bez podpisu formularz nie jest kompletny.

Jak wygląda cały formularz w naszym przykładzie?

Wróćmy do pani Kowalskiej.

Jej mąż zmarł.

Po przeprowadzeniu sprawy spadkowej wiadomo, kto odziedziczył jego udział w mieszkaniu.

Później dzieci przekazały swoje udziały matce na podstawie odpowiedniej czynności prawnej.

Pani Kowalska chce teraz uporządkować księgę wieczystą.

Przygotowuje:

1. numer księgi wieczystej,

2. właściwy sąd rejonowy,

3. właściwy wydział ksiąg wieczystych,

4. dokument potwierdzający nabycie spadku,

5. dokument potwierdzający późniejsze przekazanie udziałów – jeżeli był potrzebny,

6. swoje dane,

7. dane innych osób, których dotyczy wniosek,

8. informację o udziałach,

9. wykaz załączonych dokumentów,

10. podpis.

I dopiero wtedy składa wniosek.

Ile kosztuje KW-WPIS?

Tu trzeba uważać, ponieważ nie każdy wpis kosztuje tyle samo.

Zasadniczo wpis własności w księdze wieczystej kosztuje 200 zł, ale ustawa przewiduje wyjątek.

Jeżeli wpis własności jest dokonywany na podstawie dziedziczenia, zapisu, działu spadku albo zniesienia współwłasności, pobiera się jedną opłatę stałą 150 zł, niezależnie od liczby udziałów.

Jeżeli jednak wniosek dotyczy innego rodzaju czynności, opłata może być inna.

Dlatego nie warto automatycznie przyjmować:

„KW-WPIS zawsze kosztuje 150 zł.”

To zależy od podstawy wpisu.

Gdzie złożyć KW-WPIS?

Wniosek składa się do właściwego wydziału ksiąg wieczystych.

Formularz można złożyć:

w biurze podawczym wydziału ksiąg wieczystych,
albo nadać pocztą na adres tego wydziału.

Taką możliwość wskazuje sama instrukcja formularza KW-WPIS.

Najczęstszy błąd: wpisywanie tego, czego nie ma w dokumentach

Jeżeli masz postanowienie sądu, w którym jest określony udział, nie próbuj go samodzielnie zmieniać.

Jeżeli dokument mówi:

1/6 udziału

to nie wpisujesz:

16%

ani:

1/5

ani:

„około 17%”.

W księdze wieczystej udział musi wynikać z podstawy prawnej i dokumentów.

Drugi częsty błąd: mylenie spadku z własnością całego mieszkania

To szczególnie ważne po śmierci męża lub żony.

Jeżeli małżonkowie mieli wspólne mieszkanie, nie można automatycznie założyć, że po śmierci jednego z nich cała nieruchomość staje się spadkiem.

Najpierw trzeba ustalić, jaka część należała do zmarłego, a dopiero później – kto i w jakiej części ją odziedziczył.

Dlatego przy bardziej skomplikowanych przypadkach warto najpierw policzyć udziały.

Trzeci błąd: przekonanie, że samo wypełnienie KW-WPIS zmienia własność

Nie.

KW-WPIS jest wnioskiem o dokonanie wpisu.

Nie zastępuje dokumentu, który jest podstawą prawną nabycia własności.

Jeżeli dziecko ma przekazać matce swój udział, najpierw musi istnieć odpowiednia podstawa prawna takiego przekazania.

Dopiero na jej podstawie można aktualizować księgę wieczystą.

KW-WPIS – szybka checklista

Przed złożeniem sprawdź:

☐ Czy mam właściwy numer księgi wieczystej?

☐ Czy wpisałem właściwy sąd?

☐ Czy wpisałem właściwy wydział ksiąg wieczystych?

☐ Czy dokładnie wiem, kto ma zostać wpisany?

☐ Czy znam właściwe udziały?

☐ Czy dane osób są kompletne?

☐ Czy mam dokument będący podstawą wpisu?

☐ Czy wskazałem załączone dokumenty?

☐ Czy zaznaczyłem właściwe żądanie?

☐ Czy formularz jest podpisany?

☐ Czy uiściłem właściwą opłatę?

Co dalej po złożeniu KW-WPIS?

Teraz pozostaje poczekać na rozpoznanie wniosku.

Po pewnym czasie możesz ponownie sprawdzić księgę wieczystą.

Jeżeli wpis zostanie dokonany, księga powinna pokazywać aktualny stan prawny.

Jeżeli planujesz sprzedaż mieszkania lub domu po śmierci małżonka, warto uporządkować te kwestie z odpowiednim wyprzedzeniem, a nie dopiero wtedy, gdy pojawi się kupujący.

Podsumowanie

KW-WPIS wygląda na skomplikowany formularz, ale w typowej sprawie jego logika jest dość prosta:

1. Ustalasz, czego żądasz.

2. Podajesz numer księgi wieczystej.

3. Wskazujesz osoby i ich udziały.

4. Podajesz dokumenty, na podstawie których ma zostać dokonany wpis.

5. Podpisujesz formularz.

6. Dołączasz wymagane dokumenty i opłatę.

7. Składasz wniosek we właściwym wydziale ksiąg wieczystych.

Najważniejsze jest jednak nie samo przepisanie danych z formularza.

Najpierw trzeba wiedzieć, jaki stan prawny powinien zostać wpisany do księgi.

Jeżeli tego nie ustalisz, nawet idealnie wypełniony KW-WPIS może nie rozwiązać problemu.

Przeczytaj także

Jeżeli trafiłeś tutaj, bo po śmierci męża lub żony musisz uporządkować mieszkanie albo dom, zacznij od artykułu: