Co z umowami i kontraktami firmy po śmierci właściciela?

Śmierć właściciela jednoosobowej firmy nie oznacza automatycznie, że wszystkie zawarte przez niego umowy przestają obowiązywać.

To bardzo ważne, ponieważ przedsiębiorstwo może mieć podpisane dziesiątki kontraktów: z klientami, dostawcami, wynajmującym lokal, firmą leasingową czy operatorami różnych usług.

Co się z nimi dzieje po śmierci przedsiębiorcy? Czy klient może zrezygnować z umowy? Czy firma nadal musi wykonać zamówienie? Czy można kontynuować leasing? I kto podpisuje dokumenty w imieniu przedsiębiorstwa?

Odpowiedź zależy między innymi od rodzaju umowy, jej treści oraz tego, czy przedsiębiorstwo jest nadal prowadzone po śmierci właściciela.

Czy umowy firmy wygasają po śmierci przedsiębiorcy?

Nie ma zasady, zgodnie z którą każda umowa automatycznie wygasa w chwili śmierci właściciela jednoosobowej działalności.

W przypadku ustanowienia zarządu sukcesyjnego przedsiębiorstwo może być nadal prowadzone jako przedsiębiorstwo w spadku. Zarządca sukcesyjny wykonuje czynności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, co pozwala na kontynuowanie wielu rozpoczętych relacji gospodarczych.

To właśnie jeden z podstawowych celów zarządu sukcesyjnego: dać firmie czas na przejście przez okres związany ze śmiercią właściciela i uporządkowanie jej przyszłości.

Szczegółowo o samym zarządcy pisaliśmy tutaj:

Zarządca sukcesyjny – kto to jest i co może po śmierci przedsiębiorcy?

Co dzieje się z umowami zawartymi z klientami?

Wyobraźmy sobie firmę remontową.

Przedsiębiorca podpisał z klientem umowę na remont domu. Prace rozpoczęły się, ale właściciel firmy nagle zmarł.

Czy klient automatycznie traci wykonawcę?

Nie można przyjąć takiej zasady.

Jeżeli przedsiębiorstwo jest kontynuowane, zarządca sukcesyjny może zajmować się sprawami związanymi z realizacją działalności. Oznacza to, że rozpoczęte przedsięwzięcia nie muszą zostać automatycznie przerwane tylko dlatego, że zmarł właściciel.

W praktyce trzeba jednak sprawdzić konkretną umowę.

Znaczenie mogą mieć zapisy dotyczące:

osobistego wykonywania usługi przez przedsiębiorcę,
możliwości rozwiązania umowy,
terminów realizacji,
kar umownych,
zmian wykonawcy,
zgody drugiej strony na kontynuowanie kontraktu.

A jeśli umowa była związana z osobistymi kwalifikacjami przedsiębiorcy?

Tutaj sytuacja może być zupełnie inna.

Wyobraźmy sobie, że przedsiębiorca prowadził działalność jako specjalista, którego klient wybrał właśnie ze względu na jego osobiste umiejętności, uprawnienia lub renomę.

W takim przypadku nie można automatycznie założyć, że każdą czynność może po jego śmierci wykonać inna osoba.

Dlatego przed przygotowaniem planu sukcesji warto przeanalizować umowy, w których osoba przedsiębiorcy ma kluczowe znaczenie dla wykonania świadczenia.

To jeden z powodów, dla których sukcesja firmy nie powinna ograniczać się wyłącznie do powołania zarządcy sukcesyjnego.

Co z umowami z dostawcami?

Firma może mieć stałe umowy z:

hurtowniami,
producentami,
firmami transportowymi,
dostawcami energii,
operatorami telekomunikacyjnymi,
firmami serwisowymi,
podwykonawcami.

Śmierć właściciela nie oznacza automatycznie, że wszystkie takie relacje gospodarcze muszą zostać natychmiast zakończone.

Jeżeli przedsiębiorstwo nadal działa, jego bieżące funkcjonowanie może być kontynuowane.

Z punktu widzenia zarządcy sukcesyjnego ważne będzie jednak szybkie ustalenie:

z kim firma ma umowy, czego dotyczą i jakie obowiązki wynikają z każdej z nich.

Dlatego lista najważniejszych kontraktów powinna być przygotowana jeszcze za życia przedsiębiorcy.

Co z najmem lokalu?

Jeżeli firma działa w wynajmowanym lokalu, umowa najmu może być jednym z najważniejszych dokumentów wymagających sprawdzenia.

Może chodzić o:

biuro,
sklep,
warsztat,
magazyn,
lokal usługowy.

Nie należy zakładać, że śmierć przedsiębiorcy automatycznie kończy każdą umowę najmu.

Trzeba sprawdzić jej treść oraz przepisy mające zastosowanie do konkretnej sytuacji.

Dla firmy ważne jest również ustalenie:

wysokości czynszu,
terminów płatności,
okresu obowiązywania umowy,
możliwości jej wypowiedzenia,
kaucji,
dodatkowych opłat.

Co z leasingiem samochodu lub maszyn?

Leasing jest kolejnym przykładem umowy, której nie powinno się po prostu pozostawić bez reakcji.

Firma może mieć leasingowane:

samochody,
maszyny,
sprzęt budowlany,
urządzenia,
komputery.

Po śmierci przedsiębiorcy należy ustalić sytuację konkretnej umowy leasingowej i skontaktować się z leasingodawcą.

Nie należy samodzielnie zakładać ani że leasing „automatycznie przechodzi”, ani że „automatycznie się kończy”.

Decydujące znaczenie mają przepisy, treść umowy oraz sposób dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Co z abonamentami i usługami?

Wiele firm korzysta z dziesiątek usług opłacanych co miesiąc.

Mogą to być:

programy księgowe,
systemy CRM,
hosting,
domeny,
telefonia,
internet,
oprogramowanie,
usługi kurierskie,
systemy płatności,
narzędzia marketingowe.

Problem polega na tym, że właściciel często jest jedyną osobą, która wie, z jakich usług korzysta firma.

Dlatego warto przygotować listę wszystkich ważnych usług i wskazać:

co to za usługa, kto jest dostawcą, ile kosztuje i gdzie znajduje się umowa.

Co z kontraktami długoterminowymi?

Długoterminowy kontrakt może być dla firmy zarówno ogromną wartością, jak i źródłem problemów.

Przykładowo przedsiębiorca podpisał umowę na dostawę towarów przez najbliższe dwa lata.

Po jego śmierci trzeba ustalić:

czy przedsiębiorstwo może nadal realizować kontrakt,
kto będzie wykonywał obowiązki,
jakie są terminy,
jakie są płatności,
czy umowa zawiera szczególne postanowienia dotyczące śmierci przedsiębiorcy,
czy druga strona ma prawo do wypowiedzenia umowy.

Dlatego przy większych kontraktach warto przeprowadzić analizę prawną jeszcze za życia właściciela.

Czy kontrahent może zerwać umowę po śmierci właściciela?

Nie można odpowiedzieć na to jednym słowem.

Sam fakt śmierci przedsiębiorcy nie daje automatycznie każdej stronie prawa do rozwiązania dowolnej umowy.

Decydujące znaczenie mogą mieć:

przepisy prawa,
rodzaj umowy,
jej treść,
charakter świadczenia,
ustanowienie zarządu sukcesyjnego,
okoliczności konkretnej sprawy.

Jeżeli umowa jest kontynuowana w ramach przedsiębiorstwa w spadku, jej wykonywanie może być możliwe.

Jeżeli natomiast umowa była ściśle związana z osobą zmarłego, konieczna może być odmienna ocena.

Co powinien zrobić zarządca sukcesyjny z umowami?

Jednym z pierwszych zadań powinno być stworzenie listy aktywnych umów.

Przy każdej umowie warto zapisać:

Informacja	Co sprawdzić?
Kontrahent	Z kim zawarto umowę?
Przedmiot	Czego dotyczy?
Termin	Kiedy się kończy?
Płatności	Ile i kiedy trzeba zapłacić?
Obowiązki firmy	Co przedsiębiorstwo musi wykonać?
Obowiązki kontrahenta	Co druga strona ma zrobić?
Wypowiedzenie	Jak można zakończyć umowę?
Dokument	Gdzie znajduje się oryginał?

Taka lista pozwala bardzo szybko ustalić, które umowy wymagają pilnego działania.

Co jeśli właściciel nie zostawił listy umów?

Wtedy sytuacja jest znacznie trudniejsza.

Informacji trzeba szukać między innymi:

w dokumentach papierowych,
poczcie elektronicznej,
systemie księgowym,
historii rachunku bankowego,
dokumentach księgowych,
komputerach firmy,
systemach CRM,
kontaktach z pracownikami.

Może się okazać, że przedsiębiorstwo ma aktywne zobowiązania, o których rodzina nawet nie wiedziała.

Dlatego lista umów powinna być jednym z elementów dokumentacji awaryjnej przedsiębiorcy.

Więcej:

Jak zabezpieczyć dokumenty firmy na wypadek śmierci?

Co z umowami, jeśli nie ma zarządcy sukcesyjnego?

Brak zarządu sukcesyjnego może znacząco utrudnić dalsze funkcjonowanie firmy.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie stosunki prawne można sprowadzić do prostego stwierdzenia: „właściciel zmarł, więc wszystkie umowy przestały istnieć”.

Każdą istotną umowę należy przeanalizować oddzielnie.

W takiej sytuacji szczególnie ważne jest szybkie ustalenie, czy istnieje możliwość dalszego prowadzenia przedsiębiorstwa oraz kto może podejmować czynności dotyczące jego majątku i zobowiązań.

Przykład: firma transportowa

Pan Tomasz prowadził firmę transportową.

Miał:

trzy samochody,
dwóch pracowników,
umowy z kilkunastoma klientami,
leasing pojazdów,
umowę najmu placu,
umowę z serwisem,
abonament na system do zarządzania transportem.

Pan Tomasz niespodziewanie zmarł.

Gdyby rodzina nie wiedziała o istniejących umowach, szybko mogłoby się okazać, że nie wiadomo:

które kontrakty trzeba realizować,
kiedy przypadają płatności,
z kim skontaktować się w sprawie leasingu,
kiedy kończy się najem,
jak przedłużyć dostęp do systemu.

Jeżeli jednak przedsiębiorca wcześniej przygotował listę kontraktów i ustanowił zarządcę sukcesyjnego, sytuacja jest znacznie łatwiejsza do uporządkowania.

Jak przedsiębiorca może przygotować umowy na wypadek swojej śmierci?

Nie trzeba przepisywać wszystkich kontraktów.

Wystarczy przygotować rejestr umów.

Przy każdej umowie warto wskazać:

kto – co – do kiedy – za ile – gdzie jest dokument.

Przykładowo:

Firma ABC – umowa na obsługę serwisową – do 31 grudnia 2027 r. – 2500 zł miesięcznie – dokument w folderze „Umowy/Serwis”.

Takie proste zestawienie może mieć ogromne znaczenie w pierwszych dniach po śmierci właściciela.

Umowy firmy po śmierci właściciela – najważniejsze informacje

Nie ma jednej zasady mówiącej, że wszystkie umowy jednoosobowej działalności gospodarczej automatycznie wygasają w chwili śmierci przedsiębiorcy.

W przypadku ustanowienia zarządu sukcesyjnego możliwe jest dalsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa i wykonywanie wielu praw oraz obowiązków związanych z jego działalnością.

Jednocześnie każdą ważną umowę należy oceniać indywidualnie.

Szczególnej uwagi wymagają kontrakty, w których istotne były osobiste kwalifikacje, uprawnienia lub osobiste wykonywanie usług przez przedsiębiorcę.

Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie za życia rejestru najważniejszych umów i wskazanie osoby, która będzie wiedziała, gdzie znajdują się ich oryginały.

FAQ – umowy firmy po śmierci właściciela

Czy wszystkie umowy firmy wygasają po śmierci właściciela?
Nie. Śmierć przedsiębiorcy nie powoduje automatycznie wygaśnięcia wszystkich umów. Znaczenie ma rodzaj umowy, jej treść i sytuacja przedsiębiorstwa po śmierci właściciela.

Czy zarządca sukcesyjny może kontynuować umowy firmy?
W ramach zarządzania przedsiębiorstwem w spadku może wykonywać czynności związane z jego działalnością, w tym działania dotyczące stosunków umownych.

Co z leasingiem samochodu po śmierci przedsiębiorcy?
Nie należy zakładać automatycznego zakończenia ani automatycznego przejęcia leasingu. Trzeba przeanalizować konkretną umowę i skontaktować się z leasingodawcą.

Co z umową najmu lokalu firmowego?
Śmierć właściciela nie oznacza automatycznie zakończenia każdej umowy najmu. Należy sprawdzić jej treść i przepisy dotyczące konkretnej sytuacji.

Czy klient może zrezygnować z umowy tylko dlatego, że właściciel firmy zmarł?
Nie zawsze. Sam fakt śmierci przedsiębiorcy nie daje automatycznie prawa do rozwiązania każdej umowy. Decydujące znaczenie mogą mieć przepisy i postanowienia konkretnego kontraktu.

Jak przygotować firmę na problemy z umowami po śmierci właściciela?
Najlepiej stworzyć rejestr najważniejszych umów, wskazać osoby kontaktowe, terminy oraz miejsce przechowywania dokumentów.

Informacja dla czytelnika

Artykuł został opracowany na podstawie dostępnych źródeł i informacji publikowanych w internecie. Ma charakter informacyjny i edukacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej, podatkowej ani księgowej.

Jeżeli chcesz załatwić konkretną sprawę w ZUS, Urzędzie Skarbowym, sądzie lub innym urzędzie, swoją sytuację warto skonsultować ze specjalistą w danej dziedzinie – prawnikiem, doradcą podatkowym, księgowym lub innym właściwym ekspertem.