Śmierć pracownika a PIT – jakie rozliczenia trzeba wykonać?

Śmierć pracownika oznacza nie tylko wygaśnięcie stosunku pracy i konieczność rozliczenia należności wobec rodziny. Pracodawca musi również prawidłowo rozliczyć podatek dochodowy.

Problem polega na tym, że nie wszystkie pieniądze wypłacone po śmierci pracownika są traktowane podatkowo w taki sam sposób.

Inaczej rozlicza się wynagrodzenie należne zmarłemu pracownikowi, inaczej prawa majątkowe przechodzące na osoby uprawnione, a jeszcze inaczej odprawę pośmiertną.

Co dzieje się z wynagrodzeniem po śmierci pracownika?

Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa.

Nie oznacza to jednak, że przepadają wszystkie należności, które przysługiwały pracownikowi.

Jeżeli pracownik miał niewypłacone:

• wynagrodzenie,
• premię,
• dodatek,
• wynagrodzenie za czas choroby,
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop,
• inne należności wynikające ze stosunku pracy,

pracodawca musi ustalić, komu należy je wypłacić.

Zgodnie z art. 63¹ Kodeksu pracy prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Jeżeli takich osób nie ma, prawa majątkowe wchodzą do spadku.

Kto otrzymuje pieniądze po zmarłym pracowniku?

To pierwsza kwestia, którą pracodawca powinien ustalić przed dokonaniem wypłaty.

Możliwe są dwie podstawowe sytuacje.

1. Są osoby uprawnione na podstawie Kodeksu pracy

Jeżeli istnieje małżonek lub inne osoby spełniające warunki do renty rodzinnej, prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą na te osoby.

Wypłata nie jest wtedy zwykłą wypłatą wynagrodzenia na rzecz zmarłego pracownika.

2. Nie ma takich osób

Jeżeli nie ma osób wskazanych w art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy, prawa majątkowe ze stosunku pracy wchodzą do spadku.

Wtedy pracodawca powinien ustalić osoby uprawnione do dziedziczenia i odpowiednio udokumentować podstawę wypłaty.

Śmierć pracownika a PIT-11

Jednym z najczęstszych pytań jest to, czy po śmierci pracownika pracodawca powinien wystawić PIT-11 na zmarłego pracownika, czy na osobę, która otrzymała należne mu pieniądze.

Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich wypłat.

Decydujące znaczenie ma charakter wypłaconego świadczenia oraz to, komu i na jakiej podstawie zostało ono wypłacone.

W przypadku praw majątkowych przechodzących na osoby uprawnione na podstawie art. 63¹ Kodeksu pracy należy odróżnić je od należności, które weszły do masy spadkowej.

To właśnie dlatego rozliczenie po śmierci pracownika powinno być analizowane przez kadry i księgowość na podstawie konkretnego świadczenia.

Wynagrodzenie zmarłego pracownika a podatek

Wynagrodzenie należne za okres, w którym pracownik pozostawał w zatrudnieniu, nie znika w momencie jego śmierci.

Jeżeli pracodawca wypłaca należność osobie uprawnionej, należy ustalić właściwe zasady opodatkowania tej wypłaty.

Nie należy automatycznie traktować takiej wypłaty jako wynagrodzenia zmarłego pracownika wypłacanego po jego śmierci.

Dla celów podatkowych znaczenie ma przede wszystkim to, kto otrzymuje pieniądze i z jakiego tytułu.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Podobny problem może dotyczyć ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Jeżeli pracownik zmarł, a przysługiwał mu ekwiwalent za niewykorzystany urlop, należność ta może stanowić prawo majątkowe ze stosunku pracy.

Pracodawca powinien więc ustalić osoby uprawnione i dopiero następnie prawidłowo rozliczyć wypłatę.

Nie należy wrzucać ekwiwalentu za urlop do jednego worka ze wszystkimi świadczeniami wypłacanymi rodzinie.

Co jeśli pieniądze wchodzą do spadku?

Jeżeli nie ma osób, na które prawa majątkowe przechodzą bezpośrednio na podstawie art. 63¹ Kodeksu pracy, prawa te wchodzą do spadku.

W takim przypadku trzeba dodatkowo uwzględnić przepisy dotyczące podatku od spadków i darowizn.

Ma to znaczenie również dla obowiązków informacyjnych pracodawcy.

W jednej z interpretacji indywidualnych Krajowej Informacji Skarbowej analizowano sytuację, w której spadkobiercom wypłacono m.in. wynagrodzenie, wynagrodzenie za czas choroby oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Organ uznał stanowisko podatnika dotyczące braku obowiązku wystawienia PIT-11 dla spadkobierców za prawidłowe, ponieważ wypłacone świadczenia weszły do masy spadkowej i podlegały zasadom dotyczącym podatku od spadków i darowizn.

Dlatego nie każda wypłata po zmarłym pracowniku powinna być automatycznie wykazywana w PIT-11 jako przychód osoby otrzymującej pieniądze.

Odprawa pośmiertna a PIT

Odprawa pośmiertna jest odrębnym świadczeniem.

Przysługuje członkom rodziny pracownika na zasadach określonych w Kodeksie pracy.

Dla celów PIT trzeba ją jednak analizować oddzielnie od wynagrodzenia, ekwiwalentu za urlop czy innych praw majątkowych.

Ustawa o PIT przewiduje zwolnienie dotyczące odpraw pośmiertnych i zasiłków pogrzebowych.

W praktyce oznacza to, że wypłata odprawy pośmiertnej może być zwolniona z PIT, jeżeli spełnia warunki określone w przepisach.

Nie należy więc zakładać, że od każdej kwoty wypłaconej rodzinie zmarłego pracownika trzeba pobrać zaliczkę na podatek.

Czy od odprawy pośmiertnej trzeba pobrać zaliczkę?

Co do zasady odprawa pośmiertna korzystająca ze zwolnienia podatkowego nie powoduje obowiązku pobrania zaliczki na PIT.

Pracodawca powinien jednak sprawdzić, czy wypłacane świadczenie rzeczywiście jest odprawą pośmiertną w rozumieniu przepisów i czy spełnia warunki zwolnienia.

Trzeba również odróżnić ustawową odprawę pośmiertną od ewentualnych dodatkowych świadczeń wypłacanych rodzinie na podstawie regulaminu firmy, układu zbiorowego czy innych wewnętrznych zasad.

Czy pracodawca wystawia PIT-11 zmarłemu pracownikowi?

Nie można przyjąć zasady, że po śmierci pracownika wszystkie informacje podatkowe należy wystawić na jego nazwisko.

Pracodawca powinien najpierw rozliczyć należności, które pracownik uzyskał za życia, oraz oddzielnie przeanalizować wypłaty dokonane po jego śmierci.

W przypadku świadczeń wypłaconych osobom uprawnionym znaczenie ma ich charakter podatkowy.

Warto też pamiętać, że przepisy podatkowe dotyczące praw majątkowych po osobie zmarłej są inne niż zwykłe rozliczenie miesięcznego wynagrodzenia pracownika.

Śmierć pracownika w trakcie miesiąca – jak rozliczyć wynagrodzenie?

Jeżeli pracownik zmarł w trakcie miesiąca, pracodawca powinien rozliczyć wynagrodzenie należne do dnia śmierci.

Przykładowo:

Pracownik zmarł 15 maja.

Firma musi ustalić wynagrodzenie należne za okres od 1 do 15 maja oraz wszystkie inne należności przysługujące pracownikowi.

Następnie trzeba ustalić, komu należy je wypłacić i jakie zasady podatkowe zastosować do poszczególnych świadczeń.

Nie należy traktować całej kwoty jako jednej wypłaty tylko dlatego, że została przekazana w tym samym terminie.

Śmierć pracownika a zaliczka na PIT

Pracodawca jako płatnik musi ustalić, czy w przypadku konkretnej wypłaty występuje obowiązek pobrania zaliczki na PIT.

Znaczenie mają między innymi:

• rodzaj świadczenia,
• data jego powstania,
• osoba otrzymująca pieniądze,
• podstawa prawna wypłaty,
• możliwość zastosowania zwolnienia podatkowego,
• ewentualne zastosowanie przepisów o podatku od spadków i darowizn.

Dlatego prawidłowe rozliczenie wymaga wcześniejszego zakwalifikowania każdej należności.

Dokumenty potrzebne do rozliczenia PIT

Pracodawca powinien zgromadzić dokumentację pozwalającą ustalić:

• datę śmierci pracownika,
• wysokość należnego wynagrodzenia,
• niewykorzystany urlop,
• premie i dodatki,
• inne prawa majątkowe,
• osoby uprawnione do otrzymania należności,
• podstawę prawną wypłaty,
• dokumenty potwierdzające prawo do otrzymania pieniędzy,
• sposób rozliczenia podatkowego.

W przypadku wypłaty należności spadkobiercom konieczne może być również udokumentowanie nabycia spadku.

Śmierć pracownika a PIT – praktyczna kolejność działań

Dla działu kadr i księgowości najbezpieczniejsza jest następująca kolejność:

1. Ustalić datę śmierci pracownika.

2. Rozliczyć stosunek pracy.

3. Ustalić wszystkie należności przysługujące pracownikowi.

4. Ustalić osoby uprawnione do praw majątkowych.

5. Sprawdzić, czy występuje odprawa pośmiertna.

6. Rozdzielić poszczególne rodzaje świadczeń.

7. Ustalić sposób opodatkowania każdego świadczenia.

8. Sprawdzić, czy występuje obowiązek pobrania zaliczki.

9. Przygotować właściwe informacje podatkowe.

10. Zachować dokumentację potwierdzającą sposób rozliczenia.

Czy nekrolog pracownika ma wpływ na PIT?

Nie.

Zakup i publikacja nekrologu pracownika to odrębne zagadnienie podatkowe.

Wydatku na nekrolog nie należy łączyć z rozliczeniem wynagrodzenia czy odprawy pośmiertnej.

Firma może natomiast osobno analizować, czy koszt publikacji nekrologu spełnia warunki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów oraz czy istnieje prawo do odliczenia VAT.

Szczegółowo opisaliśmy to w osobnych artykułach:

Nekrolog pracownika a koszty firmy – czy można zaliczyć go do kosztów?

oraz

Nekrolog pracownika a VAT – czy firma może odliczyć VAT?

PIT po śmierci pracownika – najważniejsze zasady

Najważniejsze jest rozdzielenie kilku różnych sytuacji.

Wynagrodzenie i inne prawa majątkowe

Należy ustalić osoby uprawnione i charakter wypłacanej należności.

Świadczenia wchodzące do spadku

Jeżeli nie ma osób uprawnionych na podstawie art. 63¹ Kodeksu pracy, prawa majątkowe mogą wejść do spadku i podlegać zasadom dotyczącym podatku od spadków i darowizn.

Odprawa pośmiertna

Jest odrębnym świadczeniem i może korzystać ze zwolnienia z PIT.

Nekrolog, kondolencje i kwiaty

Są wydatkami firmy, które należy rozpatrywać oddzielnie od rozliczeń wynagrodzenia pracownika.

FAQ – śmierć pracownika a PIT

Czy wynagrodzenie po śmierci pracownika podlega PIT?

Może podlegać opodatkowaniu, ale sposób rozliczenia zależy od charakteru należności oraz osoby, która ją otrzymuje.

Czy ekwiwalent za urlop po śmierci pracownika podlega PIT?

Ekwiwalent może stanowić prawo majątkowe ze stosunku pracy. Należy ustalić osobę uprawnioną i zastosować właściwe zasady podatkowe.

Czy odprawa pośmiertna jest opodatkowana?

Odprawa pośmiertna może korzystać ze zwolnienia z PIT na zasadach określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Czy pracodawca wystawia PIT-11 spadkobiercom?

Nie w każdej sytuacji. Jeżeli należności weszły do masy spadkowej i podlegają przepisom o podatku od spadków i darowizn, zasady są inne niż przy wypłacie opodatkowanego świadczenia.

Czy śmierć pracownika oznacza konieczność rozliczenia jego PIT przez firmę?

Pracodawca ma obowiązki płatnika i informacyjne związane z należnościami pracownika, ale sposób ich wykonania zależy od rodzaju świadczeń oraz tego, komu zostały wypłacone.

Czy nekrolog pracownika rozlicza się razem z jego wynagrodzeniem?

Nie. Publikacja nekrologu jest osobnym wydatkiem firmy i wymaga odrębnej analizy podatkowej.

Podsumowanie

Śmierć pracownika powoduje powstanie kilku różnych obowiązków podatkowych. Największym błędem jest traktowanie wszystkich pieniędzy wypłacanych po śmierci jako zwykłego wynagrodzenia.

Pracodawca powinien osobno przeanalizować:

• wynagrodzenie,
• premie i dodatki,
• ekwiwalent za urlop,
• inne prawa majątkowe,
• odprawę pośmiertną,
• świadczenia wypłacane osobom uprawnionym,
• świadczenia wchodzące do spadku.

Dopiero po takim rozdzieleniu można prawidłowo ustalić obowiązki związane z PIT.

Przeczytaj także

• Co po śmierci pracownika? Obowiązki pracodawcy, ZUS, wynagrodzenie, podatki i nekrolog
• Co po śmierci pracownika musi zrobić pracodawca?
• Śmierć pracownika – jakie dokumenty musi przygotować pracodawca?
• Śmierć pracownika a niewypłacone wynagrodzenie – komu należy się pensja zmarłego?
• Odprawa pośmiertna – komu przysługuje, ile wynosi i kiedy należy się rodzinie?
• Śmierć pracownika a ZUS – jakie obowiązki ma pracodawca?
• Nekrolog pracownika a koszty firmy – czy można zaliczyć go do kosztów?
• Nekrolog pracownika a VAT – czy firma może odliczyć VAT?