Jak przygotować listę ważnych kontaktów dla rodziny przed śmiercią?

Jak przygotować listę ważnych kontaktów dla rodziny na wypadek śmierci? Sprawdź, kogo warto uwzględnić i jakie informacje zapisać.

Śmierć bliskiej osoby oznacza dla rodziny nie tylko żałobę, ale również konieczność załatwienia wielu spraw. Trzeba skontaktować się z lekarzem, zakładem pogrzebowym, bankiem, ubezpieczycielem, pracodawcą czy osobami, które powinny dowiedzieć się o śmierci.

Problem w tym, że rodzina może nie znać wszystkich osób, z którymi zmarły utrzymywał ważne kontakty.

Dlatego warto jeszcze za życia przygotować listę najważniejszych kontaktów.

Nie musi być długa. Najważniejsze, aby była aktualna i żeby bliscy wiedzieli, gdzie jej szukać.

Po co przygotowywać listę kontaktów?

Najbliższa rodzina zazwyczaj zna osoby z najbliższego otoczenia. Nie zawsze jednak wie:

• kto prowadzi sprawy księgowe,
• z kim skontaktować się w pracy,
• kto zajmuje się nieruchomością,
• gdzie znajduje się polisa,
• kto jest prawnikiem lub notariuszem,
• z kim współpracuje firma,
• kto może pomóc w sprawach technicznych,
• z kim zmarły utrzymywał ważną relację zawodową.

W pierwszych dniach po śmierci trudno prowadzić poszukiwania takich informacji.

Gotowa lista może oszczędzić rodzinie czasu i niepotrzebnego stresu.

 

Kogo warto umieścić na liście?

Nie ma jednego obowiązkowego zestawu kontaktów.

Lista powinna odpowiadać sytuacji konkretnej osoby.

Warto jednak rozważyć kilka podstawowych kategorii.

Rodzina

Na początku warto uwzględnić osoby, które powinny zostać poinformowane o śmierci.

Może to być:

• najbliższa rodzina,
• rodzeństwo,
• dorosłe dzieci,
• rodzice,
• dalsi krewni,
• osoby pozostające z rodziną w bliskim kontakcie.

Nie trzeba wpisywać wszystkich krewnych.

Chodzi o osoby, których kontakt może być potrzebny rodzinie.

 

Przyjaciele i ważne osoby z życia prywatnego

Rodzina nie zawsze zna wszystkich przyjaciół zmarłego.

Warto więc zastanowić się, czy są osoby, które powinny zostać poinformowane o śmierci.

Może to być:

• wieloletni przyjaciel,
• chrzestny,
• sąsiad,
• osoba szczególnie związana ze zmarłym,
• znajomy mieszkający za granicą,
• członek grupy lub organizacji, do której należał zmarły.

W przypadku takich osób dobrze zapisać nie tylko imię i nazwisko, ale również sposób kontaktu.

 

Pracodawca i współpracownicy

Jeżeli pracujesz, warto wskazać osobę, z którą rodzina może skontaktować się w sprawach zawodowych.

Może to być:

• przełożony,
• dział kadr,
• właściciel firmy,
• wspólnik,
• osoba odpowiedzialna za administrację.

Wystarczy podać:

Imię i nazwisko: Anna Kowalska
Firma: ABC Sp. z o.o.
Stanowisko: kierownik działu
Telefon: XXX XXX XXX
E-mail: przykładowy adres

Jeżeli jesteś emerytem, ten punkt może oczywiście nie mieć znaczenia.

 

Księgowa lub biuro rachunkowe

Dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą kontakt do księgowej lub biura rachunkowego może być jednym z najważniejszych.

Rodzina może potrzebować informacji dotyczących:

• dokumentów firmy,
• rozliczeń,
• pracowników,
• zobowiązań,
• terminów,
• kontaktów do kontrahentów.

Nie trzeba opisywać wszystkich spraw księgowych.

Wystarczy wskazać osobę, która wie, jak je uporządkować.

 

Prawnik lub notariusz

Jeżeli korzystasz z usług prawnika albo notariusza, warto zapisać jego dane.

Szczególnie przydatny może być kontakt do osoby, która zna:

• sytuację majątkową,
• przygotowany testament,
• sprawy dotyczące nieruchomości,
• umowy,
• pełnomocnictwa,
• inne ważne kwestie prawne.

Sama informacja o kontakcie nie zastępuje dokumentów.

Może jednak pomóc rodzinie ustalić, gdzie szukać dalszych informacji.

 

Lekarz i ważne kontakty medyczne

W zależności od sytuacji warto zapisać również kontakt do lekarza prowadzącego lub placówki, z której korzystasz.

Może to być:

• lekarz rodzinny,
• specjalista,
• przychodnia,
• hospicjum,
• osoba sprawująca opiekę nad seniorem.

Nie trzeba umieszczać na liście całej dokumentacji medycznej.

Chodzi przede wszystkim o wskazanie osoby lub placówki, z którą rodzina może potrzebować kontaktu.

 

Bank i ubezpieczyciel – czy wpisywać konkretne dane?

Można wskazać instytucję i sposób kontaktu, ale warto zachować ostrożność.

Na liście kontaktów można zapisać na przykład:

Bank: nazwa banku
Numer telefonu: oficjalny numer infolinii
Polisa: nazwa ubezpieczyciela i numer polisy

Nie należy natomiast zapisywać w zwykłej papierowej liście:

• haseł,
• kodów PIN,
• kodów jednorazowych,
• danych logowania,
• innych danych umożliwiających dostęp do pieniędzy.

Lista kontaktów ma pomóc rodzinie znaleźć właściwą instytucję, a nie dawać dostęp do rachunków.

 

Zakład pogrzebowy

Jeżeli masz już ustalony zakład pogrzebowy albo chcesz, aby rodzina skorzystała z konkretnej firmy, możesz zapisać jej dane.

Można podać:

• nazwę zakładu,
• telefon,
• adres,
• stronę internetową,
• nazwisko osoby kontaktowej.

Nie oznacza to oczywiście, że rodzina musi skorzystać z tej firmy.

Jest to po prostu informacja, która może ułatwić organizację pogrzebu.

 

Administrator mieszkania lub zarządca nieruchomości

Jeżeli mieszkasz w budynku zarządzanym przez wspólnotę, spółdzielnię lub firmę administrującą nieruchomością, warto zapisać odpowiedni kontakt.

Może być potrzebny w sprawach:

• mieszkania,
• opłat,
• kluczy,
• awarii,
• garażu,
• miejsca postojowego,
• korespondencji.

Dla rodziny taka informacja może być szczególnie przydatna, jeżeli nie zajmowała się wcześniej sprawami mieszkania.

 

Osoba zajmująca się samochodem lub innym majątkiem

Jeżeli masz samochód, łódź, działkę, garaż albo inne rzeczy wymagające regularnej obsługi, warto wskazać osoby, które znają te sprawy.

Może to być:

• mechanik,
• zarządca nieruchomości,
• osoba wynajmująca mieszkanie,
• administrator,
• opiekun działki.

Nie chodzi o stworzenie książki telefonicznej.

Wpisuj tylko kontakty, które mogą rzeczywiście przydać się rodzinie.

 

Ważne kontakty firmowe

Przedsiębiorca powinien pomyśleć o kontaktach, bez których firma może mieć problem z funkcjonowaniem.

Na liście mogą znaleźć się:

• wspólnicy,
• księgowa,
• prawnik,
• kluczowi pracownicy,
• administrator strony internetowej,
• informatyk,
• kontrahenci,
• doradca podatkowy,
• osoba zajmująca się sprawami kadrowymi.

W przypadku firmy warto również wskazać osobę, która wie, gdzie znajdują się najważniejsze dokumenty.

 

Jak powinna wyglądać lista kontaktów?

Nie trzeba tworzyć skomplikowanego dokumentu.

Najprostsza forma może wyglądać tak:

Osoba / instytucja	W jakiej sprawie?	Telefon	E-mail
Anna Kowalska	pracodawca	XXX XXX XXX	xxx@xxx.pl
Jan Nowak	księgowość	XXX XXX XXX	xxx@xxx.pl
Kancelaria XYZ	sprawy prawne	XXX XXX XXX	xxx@xxx.pl
Bank XYZ	rachunek bankowy	oficjalna infolinia	—
Zakład Pogrzebowy ABC	organizacja pogrzebu	XXX XXX XXX	xxx@xxx.pl

Możesz również podzielić listę na kilka części:

Rodzina → Praca → Finanse → Sprawy prawne → Zdrowie → Nieruchomości → Firma → Pogrzeb

 

Dodaj informację, dlaczego dany kontakt jest ważny

Samo nazwisko nie zawsze wystarczy.

Zamiast:

Jan Nowak – 600 000 000

lepiej zapisać:

Jan Nowak – księgowy. Zna sprawy firmy i rozliczenia podatkowe.

Albo:

Anna Kowalska – administracja mieszkania. Kontakt w sprawach czynszu i nieruchomości.

Dzięki temu rodzina nie będzie musiała zastanawiać się, dlaczego powinna skontaktować się z daną osobą.

 

Nie zapisuj kontaktów tylko w telefonie

To ważne.

Jeżeli wszystkie informacje znajdują się wyłącznie w telefonie, po śmierci właściciela urządzenia rodzina może mieć problem z ich odnalezieniem.

Warto mieć drugą, uporządkowaną listę.

Może być przechowywana:

• w teczce z ważnymi dokumentami,
• w bezpiecznym miejscu w domu,
• w zaszyfrowanym pliku,
• w innym uzgodnionym z rodziną miejscu.

Najważniejsze jest to, aby bliscy wiedzieli, gdzie jej szukać.

 

Lista kontaktów powinna być aktualizowana

Numer telefonu może zmienić się szybciej niż dokument.

Dlatego warto przeglądać listę przynajmniej raz w roku.

Sprawdź:

• czy numery telefonów są aktualne,
• czy osoby nadal zajmują dane stanowiska,
• czy firma nadal działa,
• czy zmienił się lekarz,
• czy nadal korzystasz z usług danej kancelarii,
• czy potrzebne są nowe kontakty.

Dobrym momentem na aktualizację może być początek każdego roku albo dzień, w którym porządkujesz pozostałe ważne dokumenty.

 

Kto powinien wiedzieć o istnieniu listy?

Sama lista nie wystarczy.

Przynajmniej jedna zaufana osoba powinna wiedzieć:

że lista istnieje i gdzie można ją znaleźć.

Nie trzeba przekazywać wszystkim szczegółowych informacji.

Możesz powiedzieć:

„Mam przygotowaną listę ważnych kontaktów. Jeżeli kiedyś będzie potrzebna, znajduje się w teczce z najważniejszymi dokumentami.”

To często wystarczy.

 

Lista kontaktów a hasła – to nie to samo

To bardzo ważne rozróżnienie.

Lista kontaktów ma wskazywać z kim należy się skontaktować.

Nie powinna być jednocześnie listą haseł do:

• banków,
• poczty elektronicznej,
• mediów społecznościowych,
• serwisów internetowych,
• kont firmowych.

Informacje umożliwiające dostęp do kont należy zabezpieczyć w odpowiedni sposób.

Szczególnie niebezpieczne jest przechowywanie wszystkich haseł w zwykłym notesie zatytułowanym „HASŁA”.

 

Co jeśli kontakt przestanie być potrzebny?

Nie trzeba przechowywać wszystkiego przez całe życie.

Jeżeli zmieniłeś księgową, lekarza, prawnika czy pracodawcę, stary kontakt można usunąć albo oznaczyć jako nieaktualny.

Warto jednak zachować informacje, które mogą mieć znaczenie dla wcześniejszych spraw.

 

Lista kontaktów – gotowy wzór

Możesz przygotować prostą kartę:

RODZINA

Osoba:
Relacja:
Telefon:
E-mail:

PRACA

Osoba:
Firma:
Stanowisko:
Telefon:
E-mail:

KSIĘGOWOŚĆ

Osoba / firma:
Telefon:
E-mail:
W jakiej sprawie:

PRAWO / NOTARIUSZ

Osoba / kancelaria:
Telefon:
E-mail:
W jakiej sprawie:

ZDROWIE

Lekarz / placówka:
Telefon:
E-mail:
W jakiej sprawie:

NIERUCHOMOŚĆ

Administrator / zarządca:
Telefon:
E-mail:
W jakiej sprawie:

UBEZPIECZENIA

Ubezpieczyciel:
Numer polisy:
Telefon:
E-mail:

POGRZEB

Zakład pogrzebowy:
Telefon:
Adres:
Dodatkowe informacje:

INNE WAŻNE KONTAKTY

Osoba:
Dlaczego ważna:
Telefon:
E-mail:

 

Lista kontrolna

Przygotowując własną listę, sprawdź:

☐ najbliższa rodzina
☐ ważni przyjaciele
☐ pracodawca lub współpracownik
☐ księgowa / biuro rachunkowe
☐ prawnik / notariusz
☐ lekarz lub ważna placówka medyczna
☐ ubezpieczyciel
☐ bank – jeśli potrzebny jest kontakt do konkretnej instytucji
☐ administrator nieruchomości
☐ osoby związane z firmą
☐ zakład pogrzebowy – jeżeli został wybrany
☐ inne osoby ważne w indywidualnej sytuacji

 

Nie twórz listy dla samej listy

Dobra lista kontaktów nie musi mieć pięćdziesięciu nazwisk.

Jeżeli po śmierci bliskiej osoby rodzina będzie musiała znaleźć pięć najważniejszych osób, lepiej żeby znalazła je w pięć minut, niż przekopywała się przez kilkaset przypadkowych numerów.

Dlatego warto kierować się prostą zasadą:

wpisuj osoby i instytucje, które mogą rzeczywiście pomóc rodzinie w załatwieniu ważnych spraw.

Mały dokument, który może bardzo pomóc

Przygotowanie listy ważnych kontaktów zajmuje niewiele czasu.

Nie rozwiązuje wszystkich problemów, które pojawiają się po śmierci bliskiej osoby. Może jednak sprawić, że rodzina szybciej odnajdzie osoby, które wiedzą, co zrobić dalej.

Warto połączyć ją z innymi przygotowanymi wcześniej informacjami: dokumentami, mapą spraw finansowych i uporządkowanym życiem cyfrowym.

Najważniejsze jest jednak jedno: rodzina powinna wiedzieć, że taka lista istnieje i gdzie jej szukać.