Karta zgonu i akt zgonu – kto pomaga w załatwieniu dokumentów?
Po śmierci bliskiej osoby rodzina szybko spotyka się z nazwami dwóch ważnych dokumentów: karty zgonu oraz aktu zgonu. Choć ich nazwy są podobne, pełnią zupełnie różne funkcje i powstają na różnych etapach postępowania.
W praktyce pojawia się więc pytanie: kto wystawia kartę zgonu, kto sporządza akt zgonu i czy zakład pogrzebowy może pomóc rodzinie w ich uzyskaniu?
Karta zgonu – dokument związany ze stwierdzeniem śmierci
Karta zgonu jest dokumentem wystawianym w związku ze stwierdzeniem zgonu. To właśnie na jej podstawie możliwe jest przeprowadzenie dalszych czynności związanych z rejestracją śmierci i organizacją pochówku.
Za wystawienie karty zgonu odpowiada osoba uprawniona do stwierdzenia zgonu, zgodnie z okolicznościami, w jakich doszło do śmierci.
Jeżeli zgon nastąpił w szpitalu, odpowiednie procedury realizowane są przez placówkę. W przypadku śmierci w domu konieczne jest natomiast skontaktowanie się z osobą uprawnioną do stwierdzenia zgonu.
Zakład pogrzebowy nie wystawia karty zgonu. Może jednak pomóc rodzinie w dalszym postępowaniu z dokumentacją.
Akt zgonu – gdzie jest sporządzany?
Akt zgonu jest dokumentem urzędowym sporządzanym przez Urząd Stanu Cywilnego. Rejestruje on fakt śmierci konkretnej osoby i jest później potrzebny przy załatwianiu wielu spraw urzędowych i majątkowych.
Podstawą sporządzenia aktu zgonu jest między innymi karta zgonu.
Rodzina nie powinna więc utożsamiać obu dokumentów. Karta zgonu i akt zgonu to dwa różne dokumenty, powstające na różnych etapach.
Czy zakład pogrzebowy może pomóc w uzyskaniu aktu zgonu?
Tak, w wielu przypadkach zakład pogrzebowy może pomóc w załatwieniu formalności związanych z rejestracją zgonu. Zakres tej pomocy zależy jednak od konkretnej firmy oraz ustaleń z rodziną.
Jeżeli zakład ma działać w imieniu bliskich, może być konieczne odpowiednie upoważnienie.
W praktyce oznacza to, że rodzina nie zawsze musi osobiście zajmować się każdą czynnością związaną z dokumentacją potrzebną do organizacji pogrzebu. Warto jednak przed zleceniem usługi dokładnie ustalić, jakie działania zakład pogrzebowy podejmie w imieniu rodziny.
Co należy zrobić z kartą zgonu?
Po otrzymaniu karty zgonu trzeba zadbać o jej wykorzystanie w dalszej procedurze. Dokument ten jest istotny zarówno dla rejestracji zgonu, jak i dla kolejnych czynności związanych z pochówkiem.
Jeżeli organizację pogrzebu powierzamy zakładowi pogrzebowemu, warto zapytać pracownika, czy firma zajmie się przekazaniem dokumentów i formalnościami związanymi z rejestracją zgonu.
Dobrze jest również zachować dokumenty otrzymane od lekarza lub placówki medycznej i nie przekazywać ich bez sprawdzenia osobom, które nie są uprawnione do ich odbioru.
Kto może zgłosić zgon w USC?
Zgon należy zgłosić w Urzędzie Stanu Cywilnego zgodnie z obowiązującymi przepisami. W zależności od sytuacji obowiązek ten może spoczywać na określonych osobach lub podmiotach.
Jeżeli rodzina chce, aby czynności związane z formalnościami wykonał zakład pogrzebowy, należy wcześniej ustalić, czy firma podejmuje się takiej pomocy i czy konieczne jest wystawienie upoważnienia.
To ważne, ponieważ zakład pogrzebowy nie zastępuje Urzędu Stanu Cywilnego. Może jedynie działać jako pomocnik rodziny w zakresie czynności, które można wykonać w jej imieniu.
Ile egzemplarzy aktu zgonu potrzebuje rodzina?
Po śmierci bliskiej osoby akt zgonu może być potrzebny w różnych sprawach urzędowych. Dlatego warto zastanowić się, czy rodzina będzie potrzebowała dodatkowych odpisów aktu zgonu.
Mogą one być przydatne przy załatwianiu dalszych formalności dotyczących osoby zmarłej, między innymi w sprawach związanych z majątkiem, świadczeniami czy postępowaniem spadkowym.
Nie wszystkie te sprawy należą jednak do obowiązków zakładu pogrzebowego. Organizacja pogrzebu i późniejsze sprawy spadkowe to dwie odrębne kwestie.
Czy zakład pogrzebowy załatwi wszystkie dokumenty?
Nie należy zakładać, że samo zlecenie organizacji pogrzebu oznacza przekazanie zakładowi wszystkich spraw formalnych.
Zakład pogrzebowy może przejąć część czynności, które bezpośrednio wiążą się z organizacją pochówku. Nie oznacza to jednak automatycznie, że będzie reprezentował rodzinę we wszystkich urzędach i instytucjach.
Dlatego podczas rozmowy z zakładem warto zapytać wprost:
- kto odbiera lub przekazuje kartę zgonu,
- kto zajmuje się zgłoszeniem zgonu,
- czy firma pomaga uzyskać akt zgonu lub jego odpis,
- czy potrzebne jest upoważnienie,
- jakie czynności są zawarte w cenie usługi,
- które formalności rodzina musi wykonać samodzielnie.
Karta zgonu a akt zgonu – najważniejsza różnica
Najprościej zapamiętać to w ten sposób:
Karta zgonu jest dokumentem związanym ze stwierdzeniem zgonu i stanowi podstawę do dalszych czynności.
Akt zgonu jest urzędowym aktem stanu cywilnego, który potwierdza zarejestrowanie śmierci w USC.
Oba dokumenty są ważne, ale nie są tym samym dokumentem i nie wystawia ich ta sama osoba lub instytucja.
Warto ustalić zakres pomocy jeszcze przed organizacją pogrzebu
Dla rodziny w żałobie dodatkowe formalności mogą być bardzo obciążające. Jeżeli część z nich może przejąć zakład pogrzebowy, warto z tego skorzystać.
Najlepiej jednak już na początku jasno ustalić, co dokładnie zakład pogrzebowy zrobi za rodzinę w zakresie karty zgonu, aktu zgonu i innych dokumentów.
Takie ustalenia pozwalają uniknąć nieporozumień i sprawiają, że rodzina wie, które czynności zostały już wykonane, a które nadal pozostają po jej stronie.
kolejny artykuł: