Jak uporządkować cyfrowe życie przed śmiercią? Konta, zdjęcia, e-mail i dane

Jak uporządkować cyfrowe życie przed śmiercią? Konta, zdjęcia, e-mail i dane

Telefon, komputer i internet przechowują dziś ogromną część naszego życia. Zdjęcia, wiadomości, dokumenty, poczta elektroniczna, konta społecznościowe, strony internetowe czy pliki w chmurze mogą być dla rodziny równie ważne jak dokumenty przechowywane w szufladzie.

Problem pojawia się wtedy, gdy po śmierci bliscy nie wiedzą, jakie konta istniały, gdzie znajdują się ważne dane i co powinno się z nimi stać.

Dlatego warto jeszcze za życia uporządkować swoje cyfrowe sprawy.

Nie oznacza to przekazywania rodzinie wszystkich haseł. Chodzi przede wszystkim o stworzenie bezpiecznego planu, dzięki któremu bliscy będą wiedzieli, jakie cyfrowe zasoby istnieją i gdzie szukać potrzebnych informacji.

Co właściwie oznacza „cyfrowe życie”?

To znacznie więcej niż Facebook czy poczta elektroniczna.

Do cyfrowego życia mogą należeć:

• komputer i laptop,
• smartfon,
• tablet,
• poczta elektroniczna,
• zdjęcia i filmy,
• dokumenty przechowywane w chmurze,
• media społecznościowe,
• strony internetowe,
• domeny,
• konta firmowe,
• usługi streamingowe,
• zakupy i konta w sklepach internetowych,
• cyfrowe książki i inne materiały,
• pliki przechowywane na dyskach zewnętrznych,
• konta związane z działalnością gospodarczą.

Nie wszystkie wymagają takiego samego przygotowania.

Najważniejsze jest ustalenie, co rzeczywiście ma znaczenie i co powinno zostać zachowane, usunięte albo przekazane rodzinie.

Dlaczego warto uporządkować cyfrowe dane?

Po śmierci bliskiej osoby rodzina może wiedzieć, że posiadała komputer albo telefon, ale nie wiedzieć:

• gdzie są zdjęcia,
• gdzie przechowywane są dokumenty,
• czy istnieją kopie zapasowe,
• jakie konta internetowe były używane,
• czy zmarły prowadził stronę internetową,
• gdzie znajdują się ważne pliki,
• które usługi są opłacane co miesiąc.

Może również nie wiedzieć, które dane były dla zmarłego szczególnie ważne.

Uporządkowanie tych informacji może oszczędzić rodzinie wielu poszukiwań.

Zacznij od spisu cyfrowych kont

Nie trzeba od razu opisywać każdego konta.

Wystarczy przygotować podstawową listę.

Można podzielić ją na kilka grup.

Poczta elektroniczna

• Gmail,
• Outlook,
• inne skrzynki pocztowe.

Media społecznościowe

• Facebook,
• Instagram,
• LinkedIn,
• inne używane serwisy.

Przechowywanie danych

• Google Drive,
• iCloud,
• OneDrive,
• Dropbox,
• inne chmury.

Strony internetowe

• domeny,
• hosting,
• strony firmowe,
• blogi.

Usługi i subskrypcje

• streaming,
• programy komputerowe,
• aplikacje,
• inne płatne usługi.

Nie musisz zapisywać przy każdej pozycji hasła.

Na początek wystarczy informacja:

Co to za konto i gdzie znajduje się dostęp do dodatkowych informacji?

Co zrobić z pocztą elektroniczną?

Poczta e-mail może zawierać ogromną ilość informacji.

Mogą znajdować się tam:

• dokumenty,
• rachunki,
• potwierdzenia zakupów,
• korespondencja rodzinna,
• informacje dotyczące pracy,
• dane związane z działalnością gospodarczą,
• informacje o innych kontach.

Dlatego warto zastanowić się, co powinno stać się z pocztą po naszej śmierci.

Nie oznacza to, że ktoś powinien mieć swobodny dostęp do całej korespondencji.

Poczta elektroniczna jest również przestrzenią prywatną.

Warto natomiast zadbać o to, aby rodzina wiedziała, że ważne informacje mogą się tam znajdować.

Co zrobić ze zdjęciami w telefonie?

Dla wielu osób telefon jest dziś najważniejszym archiwum fotografii.

Znajdują się w nim zdjęcia:

• dzieci,
• wnuków,
• rodziny,
• podróży,
• uroczystości,
• codziennego życia.

Problem polega na tym, że zdjęcia mogą istnieć wyłącznie na jednym urządzeniu.

Jeżeli telefon zostanie uszkodzony, zgubiony albo zablokowany, dostęp do nich może być utrudniony.

Dlatego warto:

• robić kopie zapasowe,
• uporządkować zdjęcia,
• usunąć niepotrzebne duplikaty,
• oznaczyć szczególnie ważne fotografie,
• zadbać o ich bezpieczne przechowywanie.

Warto opisać najważniejsze zdjęcia

Po latach bliscy mogą nie wiedzieć, kto znajduje się na starej fotografii.

Dlatego przy szczególnie ważnych zdjęciach można zapisać:

• imiona i nazwiska,
• rok,
• miejsce,
• okazję,
• osoby znajdujące się na zdjęciu.

To prosty sposób na zachowanie rodzinnej historii.

Temat rodzinnych fotografii i pamiątek warto również uporządkować osobno.

Co zrobić z dokumentami przechowywanymi w chmurze?

Dokumenty coraz częściej nie mają papierowego odpowiednika.

Mogą znajdować się na:

• Google Drive,
• iCloud,
• OneDrive,
• Dropbox,
• serwerze firmowym,
• prywatnym dysku sieciowym.

Warto wiedzieć, gdzie znajdują się najważniejsze pliki.

Można przygotować prostą listę:

Dokumenty rodzinne – Google Drive
Zdjęcia – iCloud
Dokumenty firmy – OneDrive

Nie trzeba przy tym przekazywać haseł na zwykłej kartce.

Chodzi o stworzenie mapy cyfrowego archiwum.

Co zrobić z kontami społecznościowymi?

Media społecznościowe mogą po śmierci stać się miejscem, w którym znajomi i rodzina będą publikować wspomnienia.

Dlatego warto wcześniej zastanowić się, czego chcielibyśmy w przyszłości.

Możliwe rozwiązania zależą od konkretnego serwisu.

Warto sprawdzić:

• jakie opcje dotyczące konta po śmierci oferuje dana platforma,
• czy można wskazać osobę do zarządzania kontem,
• czy konto może zostać usunięte,
• czy można zachować jego zawartość,
• czy istnieje możliwość przekształcenia profilu w miejsce pamięci.

Nie trzeba podejmować decyzji dotyczącej wszystkich serwisów.

Najważniejsze jest, aby wiedzieć, jakie konta istnieją.

A co z kontem Google?

Konto Google może być szczególnie istotne, ponieważ może łączyć wiele usług:

• pocztę,
• zdjęcia,
• dokumenty,
• pliki,
• kontakty,
• kalendarz,
• inne dane.

Dlatego warto potraktować je jako jeden z ważniejszych elementów cyfrowego archiwum.

Nie trzeba jednak udostępniać rodzinie hasła.

Lepiej wcześniej sprawdzić dostępne mechanizmy zarządzania kontem po śmierci i zastanowić się, jakie dane mają zostać zachowane.

Co zrobić ze stroną internetową i domeną?

Jeżeli prowadzisz własną stronę internetową, blog albo masz zarejestrowaną domenę, rodzina może nawet nie wiedzieć o jej istnieniu.

Warto zapisać:

• nazwę domeny,
• firmę hostingową,
• miejsce przechowywania strony,
• dane osoby odpowiedzialnej za stronę,
• informacje o opłatach,
• termin odnowienia domeny.

Dotyczy to również stron związanych z działalnością gospodarczą.

Utrata dostępu do domeny może oznaczać problemy dla firmy, klientów i pracowników.

Cyfrowe dane firmy

Przedsiębiorca powinien zwrócić szczególną uwagę na cyfrową dokumentację firmy.

Może obejmować:

• stronę internetową,
• domenę,
• pocztę firmową,
• konta reklamowe,
• profile społecznościowe,
• dokumenty,
• systemy księgowe,
• programy używane przez firmę,
• konta sklepów internetowych,
• dane klientów.

Nie wszystkie informacje powinny trafić do rodziny.

Warto natomiast zadbać o to, aby osoba odpowiedzialna za dalsze funkcjonowanie firmy wiedziała, gdzie znajduje się potrzebna dokumentacja.

Co z subskrypcjami?

Wiele usług pobiera opłaty automatycznie.

Może to dotyczyć:

• serwisów streamingowych,
• przestrzeni w chmurze,
• programów komputerowych,
• aplikacji,
• usług hostingowych,
• domen.

Warto przygotować listę takich usług.

Przy każdej można zapisać:

nazwa usługi – sposób opłacania – miejsce przechowywania danych.

Dzięki temu rodzina będzie mogła łatwiej ustalić, które usługi należy zakończyć, a które powinny nadal działać.

Co z cyfrowymi zakupami?

Warto również zastanowić się nad kontami w sklepach internetowych i usługach cyfrowych.

Mogą tam znajdować się:

• historia zakupów,
• faktury,
• dokumenty,
• zakupione materiały cyfrowe,
• informacje dotyczące gwarancji.

Nie wszystkie takie konta są ważne.

Warto jednak wskazać te, które mogą mieć znaczenie dla rodziny albo firmy.

Czy trzeba przekazać rodzinie wszystkie hasła?

Nie.

To jedna z najważniejszych zasad.

Nie należy tworzyć jednej kartki zawierającej wszystkie:

• hasła,
• PIN-y,
• kody,
• dane logowania,
• kody do bankowości.

Takie informacje mogą być bardzo niebezpieczne, jeśli trafią w niepowołane ręce.

Lepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie bezpiecznego menedżera haseł lub innego rozwiązania pozwalającego kontrolować dostęp.

Rodzina powinna wiedzieć przede wszystkim:

gdzie znajduje się cyfrowe archiwum i jak zgodnie z prawem i zasadami bezpieczeństwa uzyskać potrzebne informacje.

Jak przygotować „mapę cyfrowego życia”?

To może być bardzo prosty dokument.

Przykład:

Moje cyfrowe archiwum

Zdjęcia:
Google Photos / iCloud

Dokumenty:
Google Drive

Poczta:
Gmail

Strona internetowa:
adres domeny + hosting

Firma:
system firmowy + osoba kontaktowa

Media społecznościowe:
Facebook, Instagram, LinkedIn

Ważne pliki:
dysk zewnętrzny

Informacje o dostępie:
bezpieczne miejsce / menedżer haseł

To wystarczy, aby bliscy wiedzieli, od czego zacząć.

Co zrobić z komputerem i telefonem?

Warto również pomyśleć o urządzeniach.

Telefon lub komputer może zawierać:

• zdjęcia,
• dokumenty,
• kontakty,
• wiadomości,
• dane firmowe,
• kopie ważnych plików.

Nie oznacza to jednak, że należy usuwać wszystkie zabezpieczenia.

Bezpieczeństwo danych nadal jest ważne.

Warto natomiast wiedzieć, co znajduje się na urządzeniach i czy istnieje kopia zapasowa najważniejszych danych.

Czy warto zrobić kopię zapasową?

Tak, szczególnie w przypadku zdjęć i ważnych dokumentów.

Dobrym rozwiązaniem może być posiadanie więcej niż jednej kopii.

Na przykład:

telefon → chmura → dysk zewnętrzny

Dzięki temu awaria jednego urządzenia nie musi oznaczać utraty całego archiwum.

Co zrobić z plikami, których rodzina nie powinna oglądać?

Nie wszystko, co znajduje się na komputerze lub telefonie, powinno trafić do rodziny.

Każdy ma prawo do prywatności.

Dlatego warto samodzielnie przejrzeć cyfrowe archiwum i zdecydować:

• co powinno zostać zachowane,
• co można usunąć,
• co jest prywatne,
• co ma znaczenie dla rodziny,
• co dotyczy wyłącznie firmy.

To również dobry moment na usunięcie niepotrzebnych danych.

Cyfrowe porządki warto robić regularnie

Nie wystarczy zrobić porządków raz.

Za rok mogą pojawić się:

• nowe konta,
• nowe zdjęcia,
• nowe dokumenty,
• nowe urządzenia,
• nowe subskrypcje,
• nowe strony internetowe.

Dlatego dobrze jest wrócić do przygotowanej listy raz na jakiś czas.

Może to być raz w roku.

Wystarczy kilkanaście minut.

Prosta checklista cyfrowego życia

Konta

☐ poczta elektroniczna
☐ media społecznościowe
☐ chmura
☐ strony internetowe
☐ domeny
☐ konta firmowe

Dane

☐ zdjęcia
☐ filmy
☐ dokumenty
☐ ważne pliki
☐ kopie zapasowe

Usługi

☐ hosting
☐ domeny
☐ streaming
☐ aplikacje
☐ programy komputerowe

Bezpieczeństwo

☐ menedżer haseł
☐ kopie zapasowe
☐ zabezpieczenie urządzeń
☐ sposób przekazania informacji zaufanej osobie

Decyzje

☐ co zachować
☐ co usunąć
☐ co przekazać rodzinie
☐ co ma pozostać prywatne
☐ co powinno stać się z kontami po śmierci

Nie chodzi o to, aby rodzina dostała dostęp do całego naszego życia

To bardzo ważne rozróżnienie.

Uporządkowanie cyfrowego życia nie oznacza rezygnacji z prywatności.

Możemy przygotować informacje dla rodziny, nie przekazując jej wszystkich danych dostępowych.

Możemy zdecydować, które zdjęcia powinny zostać zachowane.

Możemy wskazać, gdzie znajduje się dokumentacja firmy.

Możemy również zdecydować, które konta powinny zostać zamknięte.

Najważniejsze jest świadome podjęcie tych decyzji.

Co warto zrobić już dziś?

Nie trzeba od razu porządkować całego cyfrowego życia.

Na początek wystarczy:

1. zrobić kopię najważniejszych zdjęć,
2. sprawdzić, gdzie przechowywane są ważne dokumenty,
3. spisać najważniejsze konta,
4. sprawdzić domeny i strony internetowe,
5. uporządkować subskrypcje,
6. zadbać o bezpieczne przechowywanie haseł,
7. poinformować zaufaną osobę, gdzie znajduje się przygotowana mapa cyfrowego archiwum.

To już bardzo dużo.

Cyfrowe życie również jest częścią naszego dorobku

Dawniej rodzinne archiwum znajdowało się głównie w szafach, albumach i pudełkach.

Dziś coraz częściej znajduje się w telefonie, komputerze i chmurze.

Dlatego przygotowanie się na przyszłość powinno obejmować również cyfrowe dane.

Nie chodzi o strach przed śmiercią.

Chodzi o to, aby po naszym odejściu nie zniknęły bezpowrotnie zdjęcia, dokumenty, rodzinne historie i inne rzeczy, które mają dla bliskich znaczenie.

Warto więc wiedzieć, co zostawiamy w internecie i gdzie można to znaleźć.

A przede wszystkim zdecydować, co chcemy po sobie zachować, a co możemy spokojnie zostawić za sobą.